Google 文件|解密那20個你可能不知道的文件功能!(下)

Google文件的隱藏功能,像是「目錄」、「頁首頁尾」、「探索」和「建議操作」等,無論在自己編輯檔案或是與同事共同合作的專案上都能提供許多幫助,有效提升工作效率並增加檔案的豐富性!
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Google 文件|解密那20個你可能不知道的文件功能!(下)

嗨大家,我是 Johhny~


在上一篇Google 文件|解密那20個你可能不知道的文件功能!(上)』中,我們分享了10個 Google 文件的隱藏功能,像是「目錄」、「頁首頁尾」、「探索」和「建議操作」等,這些功能無論在自己編輯檔案或是與同事共同合作的專案上都能提供許多幫助,有效提升工作效率並增加檔案的豐富性。

而今天這篇文章,我們將繼續帶您繼續深入 Google 文件的功能,了解還有哪些我們不曾知道、或是不知道該怎麼應用的功能吧!

Let’s get started!

十一、尋找與取代

不管你躲在哪裡,我都會找到你!

「尋找與取代」是原本在 Microsoft Word 中就非常熱門的功能:輸入關鍵字,系統爬過所有文章內容,並找出那些相對應的詞彙。

透過這個功能,您可以輕鬆找到需要的資訊,或是直接跳轉到相關頁面,而不再是瞇著眼睛,再次讀遍所有文章只為了找到那幾個字(甚至還可能有遺漏的風險…)更厲害的是,甚至還能將相對應的詞直接替換為另一組詞彙! 現在開始使用 Google 文件 ,點擊「編輯 -> 尋找與取代」體驗相同的威力囉!

十二、版本紀錄

公平、公正、公開,透明化的流程是必須的

越來越多企業使用 Google Workspce (原G Suite) 及其文書處理工具的原因在於它能夠達到即時線上共同協作,這對於員工是能大幅提升生產力的功能之一,減少文件下載與上傳的時間與風險,將更多時間投注於內容的創作,團隊協作已成了現代工作的趨勢之一。

「版本紀錄」讓您知道這份文件從建立到現在做過了幾次新增、修改,以及編輯者的資訊,如此一來,當我們瀏覽文件內容發現問題時,可以直接跟編輯者聯繫,甚至還能直接回復到之前的版本! 點擊「檔案 -> 版本紀錄 -> 版本紀錄」,看看您現在正在編輯的文件進行了幾次修改吧!

十三、語音輸入

Hey Siri…?

  1. 您使用的瀏覽器是 Google Chrome 嗎?
  2. 您使用的設備有麥克風功能嗎?

如果以上兩個問題的答案都是Yes,或許您可以試試看用聲音打字喔!

點擊「工具 -> 語音輸入」,在 Google 文件的左邊會出現一個麥克風的圖示,點擊後顯示紅色樣式,就能開始說話囉~

*經過測試,中文跟英文都能被識別,標點符號則暫時還不行 

十四、鍵盤快捷鍵

快…要…來不….及…啦!

對於常年使用電腦辦公的人來說,複製貼上、截圖、開新視窗等快捷鍵功能應該都已經駕輕就熟了,畢竟這些動作確實能大幅提升工作效率,尤其是需要大量編輯的工作。 因此,當 Google 文件有專屬的快捷鍵當然也不意外,像是「command + F = 尋找」、「command + K = 插入連結」、「Command + Shift + H = 尋找與取代」等,都讓我們在Google文件的使用上更加便利!

*點擊 「Command + /」 探索更多快捷鍵的應用!
網站連結:https://support.google.com/docs/answer/179738

十五、自訂專屬的快捷鍵

速度,我是速度(喀嚓)

當然,若您想自訂屬於自己的快捷鍵也沒有問題!
點擊「工具 -> 偏好設定 -> 自動替代」,享受您的速度之旅吧! 而且透過這個模式,您還能做出比複製貼上更酷的快捷鍵,例如:「1/2 -> ½」、「<=> -> ⇔」,一些在鍵盤上看不到的符號都將一一展示在您面前,下次當有同事問這怎麼做到時,記得別太驕傲囉!

十六、圖片編輯

這張圖…你動了什麼手腳!」

許多人將圖片插入文件並調整至想要的尺寸之後,就不再理會它了,但其實,在 Google 文件內我們連圖片也能編輯喔!點擊圖片,我們會發現上方的工具列有更動,這就是專屬圖片的編輯工具,透過工具列我們可以盡情地將它改造成我們期望的樣子!

十七、字典

欸!這個字怎麼拼啦!

在寫英文文章時,許多人(對啦是我)最大的困擾是不確定單字該怎麼拼,像當我想表示我做這個決策是一時衝動時,「spontanueous」這個形容詞就常常被裡面繁多的母音們搞混。遇到這樣的狀況,其實只需要反白這個詞彙,點擊「右鍵 -> 定義」就可以直接在字典內確認您的拼音與尋找同義詞,不再需要往返於不同 Google 翻譯跟文件了!

十八、新增頁面

aka 分頁符號

還在不斷地按著「enter」到新的頁面嗎?現在不用這麼麻煩啦!點擊「插入 -> 分頁/分欄符號 -> 分頁符號」,即使您第一頁是空白的也能輕鬆幫您新增第二頁喔~  

十九、允許離線存取

不要以為沒有網路就可以偷懶喔(勿外流!)

雖然 Google 系列的文書工具主打即時共同線上協作,但不一定我們隨時都處在有網路的環境,也許在通勤中,也許突然連不到 wifi,那如果此時需要緊急編輯文件時,這樣原本的優勢反而成了劣勢嗎?

不!您可以開啟「允許離線存取」,如此一來也可以在無網路的情境下編輯文件,大幅降低環境可能造成的影響。(點擊「檔案 -> 允許離線存取」

二十、全螢幕

小朋友才做選擇,我全都要(握拳)

全螢幕,是我在編輯文章時常常採取的模式,因為這樣能把干擾降到最低,讓我在創作時能更專注在文字上,等到文字都打完後再開始編輯排版。

點擊「查看 -> 全螢幕」,您也可以親自體驗全螢幕的魅力喔!  

以上這 20 個就是思想科技整理出您可能不知道、但是又不能不知道的 Google 文件隱藏功能,希望讀完這兩篇文章後能帶給您許多意想不到的收穫,也能有效提升工作效率,大家一起早點下班!

圖片來源:Unsplah, 螢幕截圖

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