如何將已刪除使用者的活動移除

相信我們經常會遇到公司有員工離職,離職後會將離職人員的資料轉移到在職人員身上,若離職員工有設定重複的行事曆(例如每週、每天)則可能遇到因為是主辦人的關係,其他與會人無法修改此行事曆,且使用者已被刪除,解決此方式最佳的選擇有以下:

管理控制台目前並沒有工具可以移除已被刪除使用者的日曆活動,最好的方式是在該使用者被刪除以前對其日曆活動進行轉移或是取消。

不過,若該已離職的使用者還沒被刪除超過 20 天,仍可以使用 [還原最近刪除的使用者] 的方式,還原其帳戶,並取消他們未來的日曆活動。

如果想了解更多關於如何還原最近刪除的使用者以及手動取消他們尚未開始的活動詳情,可以查看 Google Workspace 官方支援中心文章:

https://support.google.com/a/answer/1397578?hl=zh-Hant. (還原最近刪除的使用者)

https://support.google.com/a/answer/7400733?hl=zh-Hant. (在刪除使用者前取消或轉移他們的日曆活動)

同時,為了確保使用者的主日曆和日曆資源不會被遭到刪除的使用者主辦的活動佔用。管理員可以考慮於管理控制台 (admin.google.com) > 主選單 > 應用程式 > Google Workspace > 日曆 > 管理活動 > 由已刪除使用者主辦的活動 > 選取 [自動取消由已刪除使用者主辦的未來活動],並儲存。啟用後,一旦使用者遭到刪除,過幾天系統就會自動取消這些使用者主辦的所有未來活動。

圖示教學如下:

1.在後台的應用程式 -> Google Workspace -> 日曆

Google Workspace - 後台管理員設定日曆
Source: 思想科技

2. 點選管理活動

Google Workspace 管理員後台選擇管理活動
Source: 思想科技

3. 開啟由已刪除的使用者主辦的活動

Google Workspace 管理員後台開啟已刪除使用者主辦的活動
Source: 思想科技

若該已離職的使用者刪除已經超過了 20 天,無法進行還原,並且先前曾預訂了資源 (會議室)。

因每個資源都有專屬日曆。如果您想釋出某個孤立活動中的預訂資源做為他用,請直接從該活動所在的資源日曆中將其刪除。

要解決此問題:

您可以從每個參與者的個人日曆中手動刪除該日曆活動。或者,聯繫每個受邀者並要求他們從自己的日曆中刪除該日曆活動。

此外,您也可以考慮以管理員身份使用日曆 API (Calender API) 協助某個特定的使用者刪除相關的日曆活動。

請注意,此 Calender API 功能並不會為所有被邀請會議的人員一鍵刪除該日曆活動事件,每次操作只能針對一名使用者以及指定的日曆活動。

您必須使用 Calendar API events:delete (https://developers.google.com/calendar/api/v3/reference/events/delete) 方法,並在該頁面的右手邊輸入指定的信息來進行刪除:

– Calender ID (輸入需要協助刪除該日曆活動的網域內的使用者電子郵件地址)。

– Event ID (到 Google 日曆點擊該日曆活動,點擊下拉菜單 [更多] > [疑難排解資訊],裡面所顯示的 eid= 至 ,organizer 之間的代碼就是該 Event ID 的詳情。)

在 Calendar API events:delete 的頁面裡輸入 Calendar ID 以及 Event ID 的信息後,即可點擊下方的 [Execute] 來刪除該使用者的日曆活動。

欲了解更多關於將已刪除使用者的活動從日曆中移除的詳情,可以參考 Google Workspace 官方支援中心文章:

https://support.google.com/a/answer/7399420?hl=zh-Hant.

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