如何使用Gmail企業信箱?思想科技透過Google Workspace (原G Suite)五大優勢協助企業提高工作效率!

如何用Gmail 收發企業網域郵件?思想科技讓Google 大神幫您提高工作溝通效率!
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Google的GSuite 企業郵件解決方案

恰爾斯自己以前是 IT 部門的,有時真的很想請老闆直接找思想科技用 Google 的 Google Workspace (原G Suite) 企業郵件解決方案,因為用公司內部的系統或 Email 真的覺得有點痛苦,很多時候還會直接跑到辦公室外面試著用 Google 的服務去跟客戶溝通(淚)

我自己都跑去外面收 Gmail 了… 你公司養 IT 是幹嘛?

畢竟全球已經有超過六百萬家企業使用 Google Workspace 企業郵件解決方案,而思想科技除了是 Google 亞太區的菁英合作夥伴(Premier Partner),更在去年還榮獲「Google Cloud 全球年度最佳專業合作夥伴獎 – 工作模式轉型領域」,全球只有 14 間企業獲獎,這證實了他們在協助企業推動數位轉型是獲得 Google 的認可。

老實說透過他們採用 Google Workspace 就一切搞定了,還可以幫公司開立發票呢!

尤其有的時候因為一些內部機制和權限卡控的關係,常常會有系統當掉、擋信、部門溝通中斷…等問題,養了 IT 部門卻沒辦法好好提高工作效率,真的對公司不是一件很好的事(當然這也要看公司的決策啦!),其實我們可以把一些軟體服務重擔分給專業的 Google,便宜又好用啊!IT 人員可以專心的做資安維護、資料庫建構、解決同仁軟體問題、硬體組裝或設計訂下午茶系統(咦?)

讓IT大大忙得不可開交,卻又得不到大家的掌聲,真的對公司不是一件很好的事

老闆快讓我們用 Google 的產品啦~

好啦!離題了,來聊聊如果公司換了 Google Workspace 會有什麼樣的改變吧!

1. 有自己公司網域的 Gmail 才是王道

以前公司自己的 Email 有很多的限制,與其說是公司的管控,倒不如說是同仁的夢靨,信箱常常突然就爆了,而且人在外面談案子,不能用手機看一下 mail,往往還要回公司打開電腦才有辦法收信(淚)

以前

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現在

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可見老闆有了公司自家的 Gmail 就能盡情虐待員工了(誤),Email 可以支援行動裝置真的是件很有效率的事,而且 30GB 的大容量也可以避免信箱這麼快就塞爆。我覺得厲害的是這樣的 Gmail 可以用自己公司的網域名稱而非 @gmail.com ,有「企業郵件」的專業度,有的公司用外部免費信箱,不小心還會被誤認為詐騙集團…

2. 在公司要混得好,絕對不能沒有行事曆

有的時候公司部門自己會有個行事曆的小系統,或者各自用公司內部 Outlook 做相關記錄,像是會議安排或產品出貨排程,但這真的跟寫在自己筆記本或佈告欄差不多,有些重要的事不小心還是會被遺忘!也沒有什麼提醒功能或協同設計…

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有了公司內部的 Google 日曆,真的會解救很多同仁,無論是預先安排會議或是緊密的產品排程,都能做到很好的時間安排,每一個行程都能在裡面把細節交代清楚,不同人的工作也有不同的標示與提醒通知,讓專案負責人能夠即時掌握工作的生產排程,真的是很方便又能減少工作錯誤的發生。

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3. 老闆的聖旨沒人看到?

以前公司沒有一個完整的協作平台時,有部分專案可能都是由某個 PM 對下面的人一個個交代、一個個聯繫,有夠沒效率的!每次有要公布某些事情,往往都是一個人用 Email 同時轉發給這些人,大家再一個個回覆,這個時候我們真的很需要一個內部的協作平台啊!

Google6.jpg
Google7.jpg

其實如果好好運用 Google 的協作平台,工作相關的規則、消息、福利或是中午吃什麼(喂!)都可以這樣直接公布,大家只要登入就可以看到!裡面也可以存放不同時期的產品清單、交期記錄、產品 Spec、參考文件…等,方便同仁們自行取用,還能讓大家掌握工作的最新動態或專案最新進度,不用再到處問來問去囉!

4. 公司的雲端硬碟好像只是文件倉庫

公司內部的文件是不是常常一團亂呢?到 IT 做好的雲端平台看看,好像只是一堆資料夾,另外裡頭又有很多不同時間的資料夾,存放著搞不清楚是誰的資料或檔案,真的看起來只是另外一個大家存放的「硬碟」而已,沒有好好的規劃!

Google8.jpg

其實公司內部如果好好運用 Google 的雲端硬碟以及 Google 文件的話,像平常最難規劃的年度簡報,都可以好好利用這個工具,輕鬆找到過去每個時期的相關測試報告、產品規劃、設計細節…等,團隊的夥伴們也可以共同編輯並修改檔案,甚至超快速就可以設計好一份精美的問卷,然後再後台整理一份完整的試算表,而且行動裝置化的設計讓我們到處都可以看,這些都是以前公司的「文件倉庫」沒辦法做到的,

5. 拉近同事們的感情吧!

在公司其實常會透過即時通訊軟體和不同地點的同事開會,或用 con-call 的八爪魚機器在會議室討論事情,用這招真的可以省下許多出差費用,大家用不著四處奔波,有的時候只是小小的問題,透過即時視訊會議就可以解決產品的問題了!只是這部份常常會花 IT 很多勞力解決技術上的問題…

如果公司有了自己內部的 Google Chat 以及 Google Meet,在開會和溝通方面真的能方便許多,相關會議或教育訓練的影片還可以放在雲端硬碟給內部同仁參考,這年頭即時的決策真的能夠加速公司的產品開發進度,節省很多溝通上的成本。

聊了這麼多 Google Workspace 的企業專用應用程式,真的很想讓公司也弄一套進來,一次整合 Gmail、Google 日曆、Google 文件、Google Chat/Meet 以及 Google 協作平台,大家可以看看 Google 自家的官方影片,就能了解怎麼利用 Google 讓公司更進步囉!  

在台灣要透過什麼管道來使用呢?其實可以找「思想科技 Master Concept」這間得到 Google 官方認證的 G Suite Premier Partner(菁英級合作夥伴),還連續三年拿到這個殊榮呢!

找他們真的是很有保障!

恰爾斯自己也有親自打電話過去詢問相關使用方式以及合作細節,我覺得非常適合許多製造業或軟體業,目前除台灣外,思想科技在香港、澳門、新加坡、馬來西亞和中國大陸也設有服務據點,台灣目前也有好多家企業採用,像是:晶華酒店、英業達集團、鳳凰旅行社…等,思想科技有很好的專案建置及豐富的導入經驗,相信在推動數位轉型上會帶來很大的幫助!

思想科技台灣分公司官方網站:https://hkmci.com/zh-hant/

本篇文章為與小科科 恰爾斯之合作文稿:https://showcha.com/blog/post/427671785

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