不用 excel 也可以繪製甘特圖?五分鐘了解 Gantt 模板和使用技巧

什麼是甘特圖 (Gantt Chart)?

不論是大小規模或是不同部門的專案管理,都離不開「甘特圖」。甘特圖 (Gantt Chart) 是一種直觀的時間管理圖表。它以橫條圖展現每個任務的開始時間、持續時間和相互關係。這讓專案負責人和團隊成員可以一目了然地瞭解任務的緩急輕重,更好地規劃和協調整個專案進度。

甘特圖能清楚地顯示出專案的截止日期、關鍵節點和整體進展情況。對於專案團隊來說,甘特圖就是他們的「單一事實來源 (SSOT) 」 – 每個人都能迅速了解自己要做什麼、什麼時候做,以及這對整個項目的影響。

Source: monday.com 

什麼時候會需要在專案管理中使用甘特圖?

甘特圖有許多不同的用法,根據專案類型、團對屬性及應用情境會有所不同。以下跟大家介紹最常見的使用目的或方法:

1. 簡化複雜專案, 更清楚地追蹤關鍵績效指標 (KPI):

甘特圖的一大優勢是能夠將複雜的專案細分為更小、更易管理的任務。這對專案經理(PM) 來說非常重要。通過將大型專案拆解成一個個小任務,甘特圖使 PM 在跟蹤專案進度和關鍵績效指標 (KPI) 時變得更加有條理和細緻。舉個例子, 對於一個大型 IT 項目,PM 可以利用甘特圖將其劃分為需求分析、系統設計、編碼開發、測試部署等不同階段,並細化到各個具體的工作任務。這樣一來,PM 就能更好地掌握各個環節的進度和關鍵指標,及時發現問題並採取補救措施。

2. 管理多個行銷活動資源:

對於行銷團隊來說,在短時間內策劃多個行銷活動是常見的情況。這時甘特圖就可以發揮它的優勢了!它可以幫助行銷團隊清晰地規劃和調配人力、預算等關鍵資源,在不同行銷活動之間進行合理分配。舉例來說,甘特圖可以直觀地展示各項行銷活動的時間安排和相互關係,使團隊能夠及時發現可能的資源衝突或短缺。這不僅能提高單個行銷活動的執行效率,也能確保整體行銷計劃的可行性。

3. 讓參與專案的團隊更直觀了解專案範圍和要求:

要想順利完成一個專案,除了專案經理 (PM) 對整個項目進行總體把控外,參與其中的設計、開發、產品等團隊成員也需要對專案需求和範圍有共同的理解。否則很容易出現失焦的情況。在這方面,甘特圖可以發揮重要作用了,因為它可以為團隊搭建了一個清晰的「工作地圖」,讓每個人都能對整個專案有全面的把握。

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甘特圖包含什麼元素?

在製作甘特圖模板之前,我們要先來了解一下甘特圖需要什麼樣的專案資訊。雖然每個團隊的專案甘特圖會因具體的工作流程和關鍵目標而有所不同,但它們通常都包含六大組成部分:

  1. 日期和時間:先前也有提過了甘特圖主要以時間軸的形式呈現各個任務的開始和結束日期,因此一定會需要專案任務具體的時間點和時間段。
  2. 任務和工作表:任務和子任務會按照完成時間順序排列在甘特圖表中的左側,每個任務在時間軸上對應一個條形圖,直觀地呈現任務之間的相互依賴關係。
  3. 里程碑和進度:在甘特圖中時常會將一些重要的節點被標記為里程碑,而根據專案任務完成情況,用百分比的方式顯示當前進度。
  4. 任務的依賴性:通常在甘特圖表中會使用箭頭或連線來表示任務之間的依賴關係。
  5. 垂直標記線:圖表中的垂直標記線指示了專案的當前進度情況,幫助管理者了解還需要完成的工作。
  6. 相關資源列表:某些任務會標注需要注意的相關資源,如工具、文件或負責人等,這樣會幫助團隊更好地組織和執行工作。
Source: monday.com

在專案管理中使用甘特圖的優缺點

甘特圖有效視覺化專案時程

承接上述提到甘特圖為專案團隊在協作任務和獲取專案最新進展上變得更加便利,在這邊總結一下使用甘特圖能為團隊工作帶來什麼優勢:

  1. 專案管理者能透過視覺化任務依賴關係和關鍵路徑,識別潛在風險並採取應對措施。
  2. 通過橫條圖查看每項任務的開始和結束日期,更有效地分配資源、避免衝突。
  3. 任務的責任歸屬更加明確,團隊成員清楚自己的任務和截止日期。
  4. 有利於與團隊成員、客戶和上層的溝通,更好地管理預期並展示專案進度。

在使用甘特圖模板前仍然需多加評估

儘管甘特圖在專案管理中能夠清晰地展示專案中每個任務的時間安排、相互關係以及資源分配。不過,就像其他工具一樣,甘特圖也存在著自身的優缺點。權衡利弊並找到最適合團隊和專案需求的管理方式,也是作為專案管理者在開始專案前非常重要的一步。

因此,我們也需要清楚認知到甘特圖的一些不足之處,這樣才能針對性地加以規避或補救。以下是需要注意的一些重點:

  1. 當涉及許多任務的大型專案,甘特圖可能會變得複雜且在繪製過程具有挑戰性。
  2. 當專案不斷出現變化時,專案管理者需要花時間維護最新的甘特圖。
  3. 一開始不熟悉甘特圖的團隊可能會需要花點,才能夠完全理解並有效使用它。

除了甘特圖你還可以怎麼管理你的專案?

其實在專案管理學中也存在著許多其他類型的圖表、看板和工具,讓專案管理者可以更靈活地管理專案。每一種都提供了獨特的功能,來幫助應對不同專案需求和情境:

  • 看板 (Kanban Board):用卡片的方式來呈現任務,並透過不同欄位代表工作流程的不同階段。團隊可以將卡片從一欄移至另一欄來追蹤任務進展及了解整個工作流程。
  • 敏捷看板 (Scrum Board):通常在敏捷專案管理中,敏捷看板用於迭代式開發。它將使用者任務呈現在產品待辦列表中,展示每個冲刺週期中任務在各個階段的進展。
  • 時間軸 (Timeline Chart):專案時間軸主要以簡單直線的方式呈現一個設定時間內的任務和事件排程。雖然細節遠不如甘特圖,但它能快速概覽專案的重要里程碑。
  • 專案列表 (Project Checklist):專案列表的一大優勢就是結構簡單直觀,無需太多學習成本即可輕鬆上手。

如何不用 excel 就能製作甘特圖模板?

說到繪製甘特圖,大家第一個想到的應該是使用 Excel 吧? 雖然這種傳統的方式確實可行,但隨著各種自動化工具的興起,企業可以考慮使用功能更靈活、操作更簡單的方式,輕鬆打造專屬的專案甘特圖範本。現在目前市面上的解決方案遠遠不止簡單的圖表繪製,像 monday.com 工作管理平台這樣的工具,就提供了多種進階功能:多專案視覺圖切換、自定義自動化流程、系統整合,甚至還能做到使用者權限管理。

今天就來簡單和大家方享一下怎麼透過像是 monday.com 這樣的工作管理平台快速上手產出一個專案甘特圖。

傳統的甘特圖建立方式是要先蒐集所有任務和子任務、定義他們之間的依賴關係,然後在水平時間軸上佈局繪製出時間長條圖。而 monday.com 中就有超過 27 種專案視圖可供選擇,針對不同產業和專業需求先已經先設定好相關的甘特圖模板。這代表你完全不需要從零開始繪製,只需在工作看板上設置並填寫好所需的欄位、自動化流程等參數,幾次點擊就能切換成甘特圖視圖了!具體步驟如下:

  1. 確保主專案看版 (Main Table) 任務中有填寫好時間軸和依賴關係兩欄
  2. 在「看板視圖」選單中選擇「甘特圖 (Gantt) 」
  3. 切換後所有任務就能是用甘特圖形式整齊呈現了!另外你還可用「基線 (Baseline)」功能,將當前進度與原定計劃做對比。
Source: monday.com

在 monday.com 中建立好甘特圖後,你就可以根據自己的需求對其進行各種自定義了。比如將它設為預設視覺圖以便快速存取、調整看板欄位的顯示方式、依專案階段分組檢視專案,或者為不同任務加上顏色標籤等等。monday.com 還可以將時間範圍設為天、週、月、年或季度。


因為 monday 任務資料由最初的看板開始,你不必再來回切換更新資料,就能直接在甘特圖中持續更近專案最新狀況。總而言之,monday 是任何團隊人員都能非常好上手的甘特圖生產器,透過不同的專案模板推薦讓繪製甘特圖體驗變得前所未有的簡單高效。如果你正在尋找一種可以管理各種規模和行業專案、並且具備強大甘特圖功能的視覺化解決方案,那 monday.com 絕對是最佳之選!

思想科技助你打造超級 monday 甘特圖

身為 monday.com 認證合作夥伴,思想科技 Master Concept 的專業團隊可以為您的企業團隊應用情境提供流程建議和模板的建置。不論您的業務屬性為何,我們都能為您的實際需求量身打造最適合的解決方案。在使用 monday.com 專案工具時有任何疑難雜症,我們的技術專家也將時刻為您解答並提供支援,確保您獲得最佳的專案管理體驗。現在就讓我們攜手開啟您的 monday.com 甘特圖之旅吧!

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