隨著上篇所分享的 Work on Calendar，我們認為 Google Calendar（日曆）將是企業打造雲端工作文化的第一步，當員工已經習慣於透過日曆安排工作行程、安排小組會議、遠端參與視訊會議，則遙距辦公室（Remote Office）將離我們更接近。企業一旦開始認真執行日曆文化，我們可能會看到員工的日曆安排著滿滿的 schedule，像是：
- 「XX Project Discussion」
- 「OO Function Debug」
- 「△△ Pitch Deck Creation」
看似將每天的工作排得很扎實、很壅擠，好像隨時隨地都在處理公事，但這樣真的代表他們有效率的執行嗎？聽到各位內心的聲音了，思想科技今天就要分享【4W Strategies】的第二招 – Work by Task！
什麼是 Work by Task?
在工作規劃時，員工應該將時間專注於「專案」而非「工作」，企業也應該關心的是目前的「專案」進度，而非「工作」進度。
舉例來說，當我們想要了解公司內部其他同事該星期的工作計劃時，可以直接透過 Google Calendar 視覺化圖表一目了然。有否見過以下的行事曆？
星期一：
- 09:30 ~ 11:00 Internal meeting with technical team
- 11:00 ~ 12:30 Customers Prospecting
- 14:00 ~ 15:00 Client’s case studies
- 15:00 ~ 17:00 Meeting with client
- 17:00 ~ 18:00 Product Studies
星期二：
- 09:30 ~ 11:00 Product Studies
- 11:00 ~ 12:30 Meeting with client
- 14:00 ~ 15:00 Client’s case studies
- 15:00 ~ 17:00 Customers Prospecting
- 17:00 ~ 18:00 Sales Meeting
星期三、星期四、星期五 就不寫了，為什麼？
細看的話，儘管每天行程都十分緊湊，然而這不過是把相同的行程做各種排列組合，Product Studies了四個禮拜，也不知道是在研究四個產品，還是跟第一週是同個產品；Customers Prospecting了兩週，也不知道究竟有多少 Leads；Client’s case studies更是不知道是討論哪個 Case…
因此，越來越多企業鼓勵員工能用「專案」形式定期回報進度，以及當作行程安排的核心，透過「專案」將一個大項目拆解，改成將不同小項目安排於行事曆中。讓我們以：
「尋找潛在客戶時發現客戶有資安需求進而協助導入 Cloudflare 為例」
- 「Customers Prospecting: Ecommerce」- 發現有客戶對於資安有需求
- 「Product Studies – Cloudflare」- 了解 Cloudflare 功能以及如何解決需求
- 「Product Studies – Cloudflare」- 與原廠開會，將客戶的需求做說明
- 「Meeting with client」- 介紹 Cloudflare
透過這樣拆解，除了讓自己對於整個工作流程更熟悉之外，也讓主管更能掌握即時進度，必要的時候隨時提供協助。
我們甚至還沒提到甘特圖呢！
透過 Google Workspace 進行專案管理
除了上述提到的 Google Calendar 外，Google Sheets (Google 試算表) 同樣也是很好的專案管理工具，更能藉由有效結合甘特圖（Gantt Chart）,清楚掌握專案中各項細部工作的開始與結束時間，並確認各項工作間內部的依賴關係。
（是的，現在Google試算表也有甘特圖可以使用了！）
使用甘特圖的好處
- 好處一、專案進度一目了然，方便管理各項工作時程
- 好處二、不需自行製作表格、進度條
- 好處三、任務時程能連動，可快速修改日期
使用 Google 試算表 製作甘特圖
– Step 1. 從 G Suite 的 MarketingPlace 中安裝外掛程式 – ProjectSheet Planning
– Step 2. 在 Google Sheet 中打開外掛程式 – ProjectSheet Planning
– Step 3. 製作甘特圖，並使用側邊欄位快速調整時程
使用 Google 試算表 的甘特圖時，可以利用右側的欄位進行進階調整，例如設置甘特圖的介面語言、起始的時間，以及時間的標示方式、各項工作進度的顏色標示等。不論是要管理專案，還是要安排自己的工作時程，利用甘特圖能夠幫助我們更清楚地掌握每項工作的進度與流程，將複雜的專案或工作，照表依序處理，使案子能夠如期完成。
若能將「專案管理」與「日曆文化」有效的結合，對個人而言，將有助於提升自身對於工作細節的了解，更有效率的安排工作時間，專注於對的事物上；而對整個團隊（企業）而言，則能保持所有人都 “One the same page”，主管能隨時掌握專案即時進度，並在必要時提供支援。
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