【Asana專欄】為什麼工作管理將是遠距團隊協作的關鍵

「Collaboration」是一個廣義術語,通常與專案管理工具相關聯。在世界各地,企業已經意識到僅針對單獨專案的傳統管理工具已不足以使他們適應未來的需求。工作管理將是遠距團隊協作的關鍵。

新冠肺炎 (Covid 19) 迫使全球的企業展開遠端辦公,大多數員工也因為在家工作,許多工作事項陷入混亂並跟不上團隊步伐。為了從目前掙扎的狀態轉變為團隊蒸蒸日上的未來,我們需要能夠輕鬆協調和協作的管理工具。當團隊不清楚誰在何時何地做某事時,整個團隊行動將會倦怠,不只錯過了期限更無法達到目標。

各行各業的公司在其 IT 預算中正優先考慮協作工具。根據 IDC 的研究顯示,儘管整理體預算有所減少,但仍有 54% 的 IT 決策者會增加對協作應用程式的投資。IDC 社會與協作研究總監 (Research Director of Social and Collaboration) – Wayne Kurtzman 表示,新冠肺炎 (Covid 19) 產生的遠端工作轉換導致「對協同合作應用程式的導入與採用加速了五年。」

「協同合作」是一個廣義術語,涵蓋了廣泛的應用程式,通常與專案管理工具相關聯。 但在世界各地,領先級的企業已經意識到僅針對單獨專案和功能的傳統專案管理工具已經不足以使他們的企業在往後的工作模式中適應未來需求。

邁入工作管理

「領導者意識到他們需要一個系統,該系統可以促使團隊協調工作,包括多個相互依賴的項目和流程,以促進有效的協作。系統的核心需要建構在安全性、治理和合規性上。」Kurtzman 表示:「無論是從員工的個人數據安全性還是從企業的數據安全性方面,都需要被保護。」它還需要有便利性及彈性,以便可以輕鬆地整合從銷售到工程設計等各種團隊的工作流程。

這個系統的核心需要建構在安全性、治理和合規性上

Asana研究顯示,員工將 60% 的時間用於我們所說的「工作中的工作 (work about work)」,例如:查找電子郵件、搜尋最新的業務計劃、回覆同事訊息或編寫狀態報告。這些是工作管理工具旨在解決的挑戰:減少重複工作,並使例行流程和狀態追蹤自動化,以確保一切工作都透明化且不費時。工作管理工具還可以清楚地說明計劃(誰在何時執行操作)及其目的(為什麼重要,以及如何與公司目標保持一致)。這使團隊和個人更容易集中精力並查看整個專案的工作進度如何整合在一起。

團隊也取得了明顯的收穫:86% 的員工表示工作管理平台可以提高工作清晰度,而 89% 的人則認為,花在工作管理平台上的預算是物超所值的。像 Asana 這樣的工作管理平台可以幫助團隊專注在較高難度的工作上,從而減少對工作的分心和「工作中的工作」。

建立高效率的團隊合作文化

無論您的工作管理平台設計得多麼好,文化都是至關重要的。文化推動系統和流程的採用,使協作變得更加容易,也正是 Kurtzman 所說的「下一個工作常態」的基石 – 協同合作和以人為本。

透過將一次性的專案項目工具添加到您的工具套件中並無法解決協作。隨著各個企業開始實施長期的數位轉型計劃,現在是時候為您的公司打下基礎。即使團隊成員分散在各地,透過工作管理平台仍然能建立一種使團隊保持團結一致、具融入感的文化、並清晰地了解其工作如何為公司目標做出貢獻。

Written by Paige Costello, Product Lead at Asana
Translated by Sania Lin, Digital Marketing Specialist at Master Concept, Asana Ambassador

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