“哈佛商學院曾針對美國專利局做過研究，
發現「允許在任何地方工作」的員工相較於「坐在辦公室」提升 4.4% 生產率；
而史丹佛大學的研究也顯示在家工作可顯著提升工作效率，
因為員工不需通勤、自由支配工作時間，大幅降低離職率和請假頻率。”
遠端辦公室（Remote Office）
隨著新型冠狀病毒疫情擴散，為保障員工的健康，避免員工出門或是在辦公室群聚而增加感染機率，不少企業在年後便採取遠端辦公室（Remote Office）的策略，允許員工在家遠端辦公。瞬間，『遠端工作』一詞開始普及化，企業紛紛尋找適合的雲端工具，包括「即時線上協作工具」、「視訊會議工具」甚至「專案管理工具」一時都成了熱門話題。
當然，也有企業對這樣的轉變持保守的態度。
儘管許多研究一再指出遠端辦公室（Remote Office）將有效員工提升的工作效率，例如哈佛商學院就曾針對美國專利局做過研究，並發現「允許在任何地方工作」的員工相較於「坐在辦公室」提升了 4.4% 的生產率；而史丹佛大學的研究也顯示，在家工作可顯著提升員工的工作效率，因為員工不需通勤，可以自由支配工作時間，大幅降機離職率和請病假的頻率！然而，對於這樣的改變不少企業還是抱持著困惑與懷疑的態度。
企業文化的差異
察覺到如此現象，思想科技認為最大的因素在於企業文化。當一間企業的文化越是要求團隊溝通與即時協作，則員工適應遠端工作的機率將越高；反之，若企業內部是更依賴面對面交流，則採取遠端工作將的成效將不如預期，甚至造成負面影響…
（ 延伸閱讀：Work from Home to Home from Hill? ）
有一套強大的團隊協作工具還不夠，每天請員工回報工作進度更可能造成士氣低落。思想科技準備了 4 招讓您即使採取遠端辦公室（Remote Office）仍能有效提高員工生產力，更重要的是協助您打造良好的企業文化，良好的企業文化將是您遠端工作的第一步！
4 Work Strategies
第1招 Work on Calender
將工作註記在「日曆」上，視覺化的掌握進度
企業對於遠端辦公室（Remote Office）最大的疑慮通常在於不確定員工是否確實落實。
過去，即使不知道員工一整天的工作進度，由於可以看到他們在辦公室敲敲打打的背影以及被塞滿的螢幕畫面，多少還是比較放心。但開始採取遠端工作後，主管不再能隨時關心員工的進度，「他們現在真的是在家工作嗎？」等念頭也隨之而起。
針對這樣的情況，思想科技的策略是鼓勵員工將工作進度註記在日曆上（如 Google Calender）。在每週的週會，員工主動更新當週進度，例如週二早上 10 點 ～ 12 點要拜訪客戶、週三下午要跟技術 Team 開會、週五 9 點～ 12 點要研究產品等，讓主管與團隊成員清楚了解每個人的工作安排，隨時掌握進度。而透過 Google Calender 的視覺化呈現，同事間也對於彼此的工作更一目了然，無論要安排會議或是臨時討論都能輕鬆安排。
第2招 Work by Task
關心「專案」進度，而不是工作進度
一旦建立了日曆文化，我們可能會看到員工的日曆安排著滿滿的 schedule，看似將每天工作排得很扎實，但這樣真的代表他們有效率的執行嗎？
思想科技建議，比起關心工作進度，企業更需要專注的應該是「專案」進度。舉例來說，員工的日曆可能會好幾天的下午都是「XX Case 討論」、「OO 功能 Debug」，或許是這個案件確實需要比較多的時間進行跨部門討論、與客戶溝通需求，但從數據上來看，這往往都是為了不讓這個時段看起來太空才硬填上去，實際上可能正在做其他事。
因此，請員工在更新日曆時，同時標注目前這份專案的進度，例如，「XX Case 討論 – 確認客戶需求」、「XX Case 會議 – 與技術 Team 確認開發時程」等，如此一來，日曆上的工作安排將不再流於形式，主管也更能掌握每一個 Case 的即時進度。
思想科技在專案管理上同時也提供了 雲端工具 – Monday.com，透過視覺化的拖拉介面、自動化流程等功能協助您快速掌握團隊內不同專案的進度！
第3招 Work on Cloud
習慣線上溝通，不再浪費時間等待
當員工有問題想與同事討論時，往往轉個身或是走到另一間辦公室就能找碰面，即使他不在座位上，也會等他回來再討論，但有時，訂單的流失正是因為這短短的時間差造成的！
思想科技建議，透過即時通訊工具（如 Google Handouts, Microsoft Team 與 Slack），有任何問題就隨時 message 給對方並等待回覆，而不是浪費時間等待，或一直將這件事掛在心上直到他們回到座位。線上溝通提供員工迅速、更直觀的解決方案，當團隊成員越適應這樣的即時性，未來將更適應遠端工作的模式，語音或視訊會議也能安排得更彈性。
第4招 Work in Documents
直接在同一份文件編輯，無需下載上傳再下載
「客戶結案報告」、「客戶結案報告 改」、「客戶結案報告 最終版」、「客戶結案報告 最終完整版」……
當員工的信箱或資料夾充滿類似的文件，也許哪天一不留神，可能會誤將錯誤的檔案寄給客戶而造成公司損失！
將檔案下載上傳再下載的時代已經結束！G Suite 的文書工具 Google Doc、Sheet、Slide 提供員工即時協作的能力，團隊成員可以在「同一時間」針對「同一份檔案」進行撰寫與修改（甚至還能看到同事打錯字又刪除的畫面…），不但節省上傳下載所耗費的時間，直接在檔案內進行討論更能提高工作效率。即使不小心動到其他成員的資料也可以隨時還原紀錄，一切都在雲端完成！
小結
企業的數位化轉型除了硬體設備外，軟體的工作模式也同樣需要更新，透過思想科技的 4 Works 策略，一旦將企業文化成功建立，遠端辦公室（Remote Office）或許反而真的能有效提供員工生產力！接下來，我們會再進一步描寫一些在企業內部常見的情況，並分享企業可以利用哪些工具以及如何利用這些工具提升工作效率。
