Google 文件|解密那20個你可能不知道的文件功能!(上)

Google Workspace的編輯工具逐漸取代Word, Excel, Powerpoint成了工作中最常接觸的軟體,其中Google文件的使用率更是佔了其中的70%以上!你是把它當作是Word的替代方案,繼續用著那些類似的功能,還是把它當成是可以提高辦公效率、加速工作轉型的武器呢?
Google 文件|解密那20個你可能不知道的文件功能!(上)

隨著越來越多企業將原本的郵件系統轉移到 Google Workspace (原G Suite),文件 (Google Doc)、試算表 (Google Sheet) 以及簡報 (Google Slide) 等文書處理工具也逐漸取代 Word、Excel、Powerpoint 成了工作中最常接觸的軟體,其中 Google 文件的使用率更是佔了其中的 70% 以上

在如此頻繁的使用情境下,您是把它當作是 Word 的替代方案,繼續用著那些類似的功能,無趣的敲打著鍵盤,還是將它當成是可以提高辦公效率、加速工作轉型的武器呢?

今天思想科技的這篇文章(應該說是這兩篇,因為內容太多了,所以打到此刻我決定拆成上下兩集介紹)將帶您一探 Google 文件 的「隱藏」功能,分享其實即時線上編輯對於 Google 文件而言只是個基本配備,但也正因為有這樣扎實的基礎,我們才能蓋起夠高的建築,打造企業專屬的雲端辦公環境。希望在讀完文章後您能有所收穫,減少自行摸索的時間,並將更多時間投注於創新。

Well, let’s get started!

一、新增字型

為您的文章賦予靈魂

當點擊字型的下拉式選單時,我們會發現英文跟中文加起來只有大概10幾種選擇,這聽起來非常可怕,因為字體就跟手寫的字一樣,可以傳達作者的情緒,當這篇文章無法找到匹配的字體,就會彷彿像週日晚上睡前迎接周一的時刻 — 失去了靈魂。

但!其實 Google 文件已經內建了許多字體,只是為了使用者體驗,選擇將它隱藏。點擊「工具列 -> 字型 -> 更多字型」開啟這項功能,您將發現字型的新大陸是多麼的新奇且多樣!

二、範本

如果可以套用一份適合的範本,為什麼每次都要從0開始?

工作中您可能有些文件需要重複編輯,或許是會議記錄表又或是加班申請表(希望不要…),為了避免日後要重複將相同的表格複製到新的文件中,您可以直接將表格製作成範本,並取名為「範本 – 加班申請表」、「範本 – 會議記錄表」等,如此一來便能在未來一樣的工作中直接套用,大幅節省時間!

三、目錄

忍術!頁面跳轉之術!!

在製作一篇許多內容的文章時,您可能會需要目錄功能隨時跳轉到想要抵達的位頁面,而不是不斷滾動滑鼠、瞇著眼找著那些關鍵字,不過其實目錄不算是 Google 文件的內建功能,而是其中一項外掛程式,您可以點擊 Table of contents 下載。

下載完成後,點擊「外掛程式 -> Table of contents -> Show in sidebar」,目錄即會出現在文件的右方囉!

四、新增/移除頁首

讓文章提升辨識度

透過頁首,您可以讓文件更有象徵意義,舉例來說,之前我們思想科技與 Check Point 要合辦資安活動時,提交的企劃書上就可以把兩間公司的 Logo 放上去,提高這份資料的辨識度。

新增頁首的方式有兩種:
一、在 Google文件 上方點擊兩下以直接開啟;
二、「插入 -> 頁首與頁碼 -> 頁首」

您也可以隨時更新頁首、頁尾的尺寸喔!

移除頁首:移除並沒有一個特定的按鈕,只要將頁首內的文字刪除並用點擊文件的其他處,就不會再顯示囉~

五、清除格式

整齊劃一的文章風格

有時候在使用 Google 文件時,會需要複製別處的內容到文章中,但因為格式不同常常導致出現字型、字體甚至顏色的不同的現象,面對這樣的問題其實只需要反白那些需要變更的文字,點擊「格式 -> 清除格式」,輕鬆解決格式不一致的現象!

六、探索

文件內的線上搜尋

對 Google 文件的所有使用者而言,「探索」有著非常強大的功能!它能使您直接在文件內進行線上搜尋,不用在網頁間不斷切換,有效提升工作效率;此外,他還有類似 Google Search 的功能,只要輸入關鍵字便能直接在您的雲端硬碟尋找相關資訊的文件,而且無論是自己的或是同事共享的檔案都能被搜尋到!

點擊「工具 -> 探索」開始享用探索的威力吧!

七、建議操作

讓您的建議添加色彩(物理上)

或許您曾經懷疑, Google 文件右上角的那隻筆到底是什麼功能?其實他就是所謂的「編輯模式」,讓您知道您正在編輯文章,可以直接輸入內容,而這次要介紹的則是另一個模式 —>「建議操作」。

在建議操作下,您在文章內進行的任何編輯(新增、刪除或變更)都會上色,讓您(或是其他共享此份文件的同事)知道這些是提供的建議,修改者、編輯時間等相關資訊也會在右側顯示。透過這樣比較『溫和』的方式,您將能在 Google 文件有更多發揮的空間~

之後若確定內容沒問題,點擊打勾選項就會直接匯入囉!

八、註解

「這邊需要改一下喔!」

若您想在 Google 文件 中提出問題、紀錄重點或是在您曾經更改之處做上標記,就能選擇新增註解。透過在右方顯示相關資訊,它將更醒目的出現在文件內,提醒在這部分有重點需要留意。

新增註解的方式很簡單~ 只需將想要註解的文字反白,就會看到右邊出現一個「+」的小符號,點擊之後就能完成註解囉!

此外,您也能直接在註解中標記同事,只要在欄位中輸入 ”@” 或是 ”+”,然後再輸入對方的郵件地址,Google 就會發信提醒該同事,到時候要記得開權限給他喔!

螢幕快照 2019-08-16 下午12.20.01

九、註腳

「J…J格是…?」

文章中若有專有名詞需要另外解釋,可以將該名詞反白後「 插入 -> 註腳 」,該名詞的右上方即會顯示數字,頁面下方則是您可以輸入解釋的位置,這樣就能創造出像是小說中註腳的效果,也不用擔心在文章中硬要解釋該名詞而降低閱讀的流暢度!

十、新增資料夾

將相關文件整理在同一處

這其實也是 Google 文件的衍生功能,提供您將相關文件放置在同一個資料夾內,方便整理與規劃,在與同事分享資料時也可以將整個資料夾直接共享!

以上就是我們『解密那20個你可能不知道的Google文件功能!(上)』的內容,歡迎大家趕快到 Google 文件親自體驗,並在未來將這些功能當作是武器,好好在工作中展示出來吧!

下集,我們也會盡快把它趕出來的!!!

圖片來源:Unsplash, 螢幕截圖

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