隨著越來越多企業將原本的郵件系統轉移到 Google Workspace (原G Suite)，文件 (Google Doc)、試算表 (Google Sheet) 以及簡報 (Google Slide) 等文書處理工具也逐漸取代 Word、Excel、Powerpoint 成了工作中最常接觸的軟體，其中 Google 文件的使用率更是佔了其中的 70% 以上！
在如此頻繁的使用情境下，您是把它當作是 Word 的替代方案，繼續用著那些類似的功能，無趣的敲打著鍵盤，還是將它當成是可以提高辦公效率、加速工作轉型的武器呢？
今天思想科技的這篇文章（應該說是這兩篇，因為內容太多了，所以打到此刻我決定拆成上下兩集介紹）將帶您一探 Google 文件 的「隱藏」功能，分享其實即時線上編輯對於 Google 文件而言只是個基本配備，但也正因為有這樣扎實的基礎，我們才能蓋起夠高的建築，打造企業專屬的雲端辦公環境。希望在讀完文章後您能有所收穫，減少自行摸索的時間，並將更多時間投注於創新。
Well, let’s get started!
一、新增字型
為您的文章賦予靈魂
當點擊字型的下拉式選單時，我們會發現英文跟中文加起來只有大概10幾種選擇，這聽起來非常可怕，因為字體就跟手寫的字一樣，可以傳達作者的情緒，當這篇文章無法找到匹配的字體，就會彷彿像週日晚上睡前迎接周一的時刻 — 失去了靈魂。
但！其實 Google 文件已經內建了許多字體，只是為了使用者體驗，選擇將它隱藏。點擊「工具列 -> 字型 -> 更多字型」開啟這項功能，您將發現字型的新大陸是多麼的新奇且多樣！
二、範本
如果可以套用一份適合的範本，為什麼每次都要從0開始？
工作中您可能有些文件需要重複編輯，或許是會議記錄表又或是加班申請表（希望不要…），為了避免日後要重複將相同的表格複製到新的文件中，您可以直接將表格製作成範本，並取名為「範本 – 加班申請表」、「範本 – 會議記錄表」等，如此一來便能在未來一樣的工作中直接套用，大幅節省時間！
三、目錄
忍術！頁面跳轉之術！！
在製作一篇許多內容的文章時，您可能會需要目錄功能隨時跳轉到想要抵達的位頁面，而不是不斷滾動滑鼠、瞇著眼找著那些關鍵字，不過其實目錄不算是 Google 文件的內建功能，而是其中一項外掛程式，您可以點擊 Table of contents 下載。
下載完成後，點擊「外掛程式 -> Table of contents -> Show in sidebar」，目錄即會出現在文件的右方囉！
四、新增/移除頁首
讓文章提升辨識度
透過頁首，您可以讓文件更有象徵意義，舉例來說，之前我們思想科技與 Check Point 要合辦資安活動時，提交的企劃書上就可以把兩間公司的 Logo 放上去，提高這份資料的辨識度。
新增頁首的方式有兩種：
一、在 Google文件 上方點擊兩下以直接開啟；
二、「插入 -> 頁首與頁碼 -> 頁首」
您也可以隨時更新頁首、頁尾的尺寸喔！
移除頁首：移除並沒有一個特定的按鈕，只要將頁首內的文字刪除並用點擊文件的其他處，就不會再顯示囉～
五、清除格式
整齊劃一的文章風格
有時候在使用 Google 文件時，會需要複製別處的內容到文章中，但因為格式不同常常導致出現字型、字體甚至顏色的不同的現象，面對這樣的問題其實只需要反白那些需要變更的文字，點擊「格式 -> 清除格式」，輕鬆解決格式不一致的現象！
六、探索
文件內的線上搜尋
對 Google 文件的所有使用者而言，「探索」有著非常強大的功能！它能使您直接在文件內進行線上搜尋，不用在網頁間不斷切換，有效提升工作效率；此外，他還有類似 Google Search 的功能，只要輸入關鍵字便能直接在您的雲端硬碟尋找相關資訊的文件，而且無論是自己的或是同事共享的檔案都能被搜尋到！
點擊「工具 -> 探索」開始享用探索的威力吧！
七、建議操作
讓您的建議添加色彩（物理上）
或許您曾經懷疑， Google 文件右上角的那隻筆到底是什麼功能？其實他就是所謂的「編輯模式」，讓您知道您正在編輯文章，可以直接輸入內容，而這次要介紹的則是另一個模式 —>「建議操作」。
在建議操作下，您在文章內進行的任何編輯（新增、刪除或變更）都會上色，讓您（或是其他共享此份文件的同事）知道這些是提供的建議，修改者、編輯時間等相關資訊也會在右側顯示。透過這樣比較『溫和』的方式，您將能在 Google 文件有更多發揮的空間～
之後若確定內容沒問題，點擊打勾選項就會直接匯入囉！
八、註解
「這邊需要改一下喔！」
若您想在 Google 文件 中提出問題、紀錄重點或是在您曾經更改之處做上標記，就能選擇新增註解。透過在右方顯示相關資訊，它將更醒目的出現在文件內，提醒在這部分有重點需要留意。
新增註解的方式很簡單～ 只需將想要註解的文字反白，就會看到右邊出現一個「＋」的小符號，點擊之後就能完成註解囉！
此外，您也能直接在註解中標記同事，只要在欄位中輸入 ”@” 或是 ”+”，然後再輸入對方的郵件地址，Google 就會發信提醒該同事，到時候要記得開權限給他喔！
九、註腳
「J…J格是…？」
文章中若有專有名詞需要另外解釋，可以將該名詞反白後「 插入 -> 註腳 」，該名詞的右上方即會顯示數字，頁面下方則是您可以輸入解釋的位置，這樣就能創造出像是小說中註腳的效果，也不用擔心在文章中硬要解釋該名詞而降低閱讀的流暢度！
十、新增資料夾
將相關文件整理在同一處
這其實也是 Google 文件的衍生功能，提供您將相關文件放置在同一個資料夾內，方便整理與規劃，在與同事分享資料時也可以將整個資料夾直接共享！
以上就是我們『解密那20個你可能不知道的Google文件功能！(上)』的內容，歡迎大家趕快到 Google 文件親自體驗，並在未來將這些功能當作是武器，好好在工作中展示出來吧！
而下集，我們也會盡快把它趕出來的！！！
圖片來源：Unsplash, 螢幕截圖
