Asana 四大核心步驟:完善你的工作管理流程

Asana 是知名企業都愛不釋手的專案管理工具,它之所以會如此的受歡迎就是因為它可以在最少的學習成本上,讓團隊把「管理專案」變得簡單而便捷,真實的發揮出團隊的高效協作。今天我們將會和大家分享 Asana 是如何透過幾個動作幫助團隊建立完善的專案流程。
Asana 四大動作 完善你的工作管理流程

專案管理可視化

不管你的團隊規模大小如何、或是不同專案類別的複雜程度,都可以藉助 Asana 多元的工作圖表輕鬆的管理專案進度和團隊資源分配。Asana 以人為本的設計理念出發,讓使用者可以按照自己的需求和習慣,在自己最喜歡最舒適的情況下,組織規劃團隊工作。Asana 共提供四種不同的視覺工作圖表資料模型:看板、清單、時間軸、行事曆,接下來我們將具體分享不同視覺圖表適合什麼樣的管理情境。

Asana 工作圖表一:看板

對於需要經過固定流程階段的專案,可以藉由像是便利貼方式來呈現工作,清楚顯示和追蹤每一個任務目前在哪一個階段中,讓整體工作流程可以更加透明。透過拖拉的方式輕鬆移動專案任務,點擊進去便可查看更細部的任務內容。

Asana 看板

Asana 工作圖表二:清單

「清單」工作圖表以條列式從上到下呈現所有的專案任務,這使得管理者可以更方便的進行階段性的專案規劃。團隊也可以在這一處中同步了解到專案工作或流程的每一個具體任務,以及每一個任務的先後順序。這樣的專案視覺方式很適合用於規劃年度專案計畫或是單純的做想法和資料的收集。

Asana 清單

Asana 工作圖表三:時間軸

透過在時間軸把專案計劃內容陳列上去,可以讓團隊清楚查看任務和任務之間的關聯性和順序。對於不確定性較高、較會有改變行程的需求的專案,像是行銷活動較為適合使用。當一個環節或是行程有臨時的變動,後續接應的任務就可以快速同步做出應變,讓工作都能順利的推進。

Asana 工作圖表四:行事曆

在面對專案走期較長、專案活動安排較為緊密的時候,管理者就可以使用行事曆的介面,檢視所有專案的啟動和結束時間。跟平常大家時經常習慣觀看的行事曆介面一樣,管理者可以輕鬆了解專案活動在排程上是否有過度重疊的狀況,並即時加以調整。

Asana 行事曆

開始在 Asana 建立您的專案任務

專案管理工具的起點就是從專案任務的創建開始,當你在 Asana 中建立好你的專案後,就可以在各個專案中添加相關需要完成的工作任務。而任務的基本元素包含了任務本身的敘述、子任務、區段、任務指派對象、截止日期和時間、附件。接著我們會一一和大家介紹每一個部分。

任務

它可以幫您將專案拆分成您及團隊可以適時管理、分配、執行的小片段,讓專案可真實落地。在「描述」的欄位中就可以把任務相關的細節和需求透過文字、列點、圖片、檔案、連結的方式呈現

子任務

對於較為複雜的任務,可能會需要再把它細分成更具體的小任務給不同相關的團隊成員去分別執行,或是讓團隊可以更好了解任務包含的所有步驟。而子任務就是將一個任務再拆分成較小部分,顯示在任務下方。

區段

在不同的專案中,任務可能會有先後順序流程、被歸類為不同主題類型的工作。這時候就需要靠「區段」的功能把任務井然有序的進行分類和整理。而在 Asana 中的不同工作圖表中,區段將任務顯示的方式也會不太一樣。

任務指派對象

Asana 的任務裡面你可以直接指派給你的團隊成員,當分配任務給明確的成員時,該成員的頭貼將會直接呈現在任務裡面,讓大家都可以清楚的看到任務負責人為何。

截止日期&時間

每個任務都會有啟動和截止的時間,因此您可以使用「截止日期和時間」去規範任務執行的長短。Asana 還可以跟 Google Workspace 的其他功能進行串連,所以您也可以輕鬆在 Asana 中將任務的截止時間添加到您的 Google 日曆中,讓您更好管理所有的工作事項。

附件

在創建任務的時候,團隊成員可以把相關的資料檔案直接從您的電腦、Dropbox、Box 分享在 Asana 任務上。若您有在使用 Google Workspace 的企業,也可以直接將 Google Drive 的檔案快速新增上去,讓大家都可以馬上同步編輯。

在 Asana 中建立專案任務

在 Asana 上快速同步專案資訊

和團隊的線上協作和「默契度」,就要靠成員間在專案平台的同步速度和全面性。為了能夠讓成員可以即時收到專案任務相關的最新資訊和通知, Asana 提供了相關的功能列表幫助您可以查看專案任務更新的通知、被標註的留言討論、被新指派的任務、當天截止需完成之事項。

收件匣

在這邊您可以即時查看與您相關的專案任務之重大更新,只要任何人有你在的專案任務中添加或是修改時間、資訊、討論, Asana 都會在收件匣中自動提醒您更新內容。

Asana 收件匣

我的任

在這個空間中,您可以更好的管理和安排每日要完成的專案和工作。除此之外,您也可以看到近期快截至的「被指派任務」,避免遺漏任何主管安排的重要工作。

Asana 我的任務

跨專案同步任務

很多時候相同的任務可能會與多個專案相關,因此常常會需要在多個不同的專案裡面建立相同的任務。 Asana 可以讓您在多個專案裡面保有相同的任務,有效的在不同情境資訊下快速查看工作內容。

Asana 跨專案同步任務

任務評論

利用任務中的「評論」功能,團隊可以直接在上面進行討論和交流。另外還可以透過「@提及」成員或是其他專案任務,讓大家都可以持續保持在同頻率上溝通連結。

Asana 任務評論

在 Asana 上自動化專案流程與規則

使用專案管理工具的核心目標就是要減少花費在管理、規劃、分配專案項目上的時間和成本,而盡可能的把相似類型或需求的專案流程固定化就是 Asana 可以幫助你完成的事。透過客製化建立專案的資訊欄位、固定專案範本、快速指派專案內容、專案流程自動化,幫助團隊更輕鬆更有默契的協作。

自訂欄

一開始在創建欄位的時候, Asana 會有預設好的專案創建範本。但是對於想要追蹤特殊資訊的專案,就可以在「自動」欄位中根據您的不同需求,去編輯專案建立時要填寫的專案資訊。資訊呈現的越清楚,團隊同步的速度就越快速越有效。

Asana 自訂欄位

規則

Asana 除了可以讓您輕鬆的透過拖拉的功能把專案中的細項任務移動到不同區間和階段,也可以讓您把流程自動化。只要專案任務被標記上特殊的標籤或是完成了特定的指令, Asana 就會根據設定好的流程規則幫您將任務自動移至相對應的地方。這不僅可以節省團隊大量的專案資訊更新時間,也可以避免專案執行的過程中,錯失重要行動。

表單

對於需求固定的委託式任務指派, Asana 就可以幫助專案管理者更有效的讓指派任務的成員將基本的專案資訊透過「表單」的方式簡單填寫,為工作請求創建正式的提交流程。之後再也不用擔心提出請求的一方給予不完整的資訊,導致被指派任務的一方還需要再花時間去收集更多其他的專案資訊。

思想科技:提供您Asana最完善的售前後諮詢服務

思想科技透過攜手 Asana 幫助各種規模的企業加速數位轉型,使他們能充滿信心地部署、向專家學習,並獲得成功。從專案管理軟體的選擇到導入給予企業:資料無縫遷移、全天在地支援、彈性付費方式、多元培訓服務!

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