【Asana專欄】四個小技巧幫助您系統化日常工作

無論是遠距辦公,或是要進公司,是不是一上班看到一堆雜亂的工作項目就無從下手呢?思想科技在這邊提供所有讀者在 Asana 上非常實用的四個小技巧,試試這四種方法並實踐它們,相信能幫助您在工作上更有條理!

根據 2021 年的工作指數剖析 Anatomy of Work Index 2021更有條理和按時完成工作是 2021 年三大工作目標之一。事實上每年全世界有數百萬人制定的新計劃,但只有不到 8% 的人能夠完成這些計劃。如果您下定決心從現在開始變得不一樣,那麼您很幸運 — 您將成為那 8% 的人能完成他們的工作目標。 嘗試這四種方法來實現你的決心,並在新的一年與 Asana 一起發展你的組織技能。

1. 使用 My Tasks 及 Inbox 開始您的一天

組織工作的最佳方式是每天開始上班時即清楚地了解待辦事項。透過「 My Tasks / 我的任務 」和「 Inbox / 收件夾」,您可以快速查看指派給您的所有工作內容(My Task)以及收到任何相關通知(Inbox)。

從查看 My Tasks 開始新的一天。如果您還未使用過此功能,請使用區段(Section)組織您的 My Tasks。使用 Tab + N 創建一個區段以更好、更有條理地組織您的工作,您可以按任務類型、優先順序、任務範圍或工作區塊等。如需更多靈感,請查看一些 My Tasks 組織策略的範例

接著,檢查您的「Inbox」是否有任何新通知。在收件夾 ,您會接收任何跟您工作、專案與任務相關的通知。要最有效地使用收件夾,請處理和封存以減少混亂,看到通知後,您可以立即回覆或創建後續任務以統整工作,然後將其封存。

2. 使用 Project Overview 查看專案的關鍵資訊

當您進入一個新專案時,有時候可能很難理解該專案計劃和專案目標是什麼。Asana 主要的四個看板介面非常適合管理和執行工作 – 但您也需要一個專案概觀來規劃、組織並查看專案的大方向。

這就是 Asana 推出 Project Overview / 專案概觀 的原因 — 您的團隊的一站式服務站,可幫助您了解狀況並分享背景資訊。透過此功能,您可以組織所有專案中最重要的規劃資訊,例如專案簡介、專案角色、重要資源與關鍵里程碑等。

如何組織 Project Overview 呢?

  1. 為您管理的每個專案填寫 Project Overview。
  2. 每當有人與您共享新專案時,先前往 Project Overview。從那裡,您可以獲得有關專案計劃和目標的所有資訊。
  3. 經常查看 Project Overview。您可以找到專案的所有狀態更新,以及正在執行的動態的重要資訊。

3. 使用 Rules 自動化日常工作

佔用大腦空間和寶貴時間的小型任務往往是我們在工作中感到如此混亂的一個原因。事實上,普通員工將 60% 的時間花在繁雜的工作上,而不是戰略性或技能性的工作上。為了加強組織並專注於重要的工作,請使用 Rules / 規則 來減少一些手動工作。要創建 Rules,您首先要定義觸發條件,當觸發條件發生時,下一步就會自動產生。

以下為使用 Rules 的一些範例:

  • 將工作指派給合適的團隊成員。確保您的專案有一個與團隊工作相關的自訂欄位(例如,創建一個「請求類型」的自訂欄位,映射到每個團隊成員所做的不同工作)。然後,使用 Rules 根據該自訂欄位自動指派任務(例如,將所有「插圖」任務指派給 Dave,或將所有「文案」任務分配給 Blaire)。

  • 分類表單任務提交。如果您為專案設置了表單,則每次新表單提交將顯示為一個新任務。創建 Rules 以自動將您和任何其他專案角色作為協作者新增至任務中,這樣它就不會在混亂中迷失方向。舉例來說,如果您承諾在 48 小時內回覆所有提交的表單,請將任務指派給自己,並設置自提交日期起的 2 天為截止日期。

  • 將任務新增至其他專案。例如,如果您在一個主要的、部門範圍的專案中追蹤所有銷售交易,您不希望團隊專案中的每個新交易都需要手動新增至該專案中。這時您可以創建一個 Rules,一旦自訂欄位更新(例如「已完成的交易」)或當任務移動到專案中的某個步驟(例如「正在進行的交易」)時,系統能自動將這些任務新增至您的主要部門專案。

  • 在您的看板專案中自動移動任務。如果您在工程團隊工作,您可能會使用 Boards View(看板檢視)來追蹤正在進行的流程,例如 bug 追蹤或衝刺計劃。看板式專案檢視的美妙之處在於可以根據任務所在的列表一目了然地了解每個任務的當前狀態。透過創建 Rules,而不是在列表之間手動移動任務,並根據任務的自訂欄位將任務自動移動到某些列中,這樣您和您的團隊就可以專注於您的下一個計畫 。

4. 使用 Portfolios 全方位俯瞰您的工作

管理多個專案有時感覺像是在玩雜耍。為了減少精神混亂並增加工作中的組織性,使用 Portfolios / 專案集 將類似的專案和計劃分組。

如果您有以下情況,使用 Portfolios 是一種組織的好方法:

  • 管理一個小團隊,但很難有組織地洞察團隊的工作。透過 Profolios,即使工作是橫跨多個專案,您也可以在一個位置查看所有內容。 如此一來,您無需挖掘和搜索相關專案,就可以從一個中心位置了解整個團隊的工作。

  • 管理跨職能計劃和複雜流程。如果沒有勤勉的監督和有條理的工作檢查系統,專案很容易偏離軌道 — 但很難記住去更新每個專案。這時,將您監督的所有專案放在一個 Portfolio 中,這樣您就可以從一個地方俯瞰每個專案的狀態。這樣,如果專案處於停滯狀態或往錯誤的方向執行,您可以深入研究該工作並幫助專案重回正軌。

  • 想要開始管理工作量。工作量管理是支援團隊和防止倦怠的好方法。根據 2021 年的 Anatomy of Work Index,71% 的知識工作者表示在 2020 年至少經歷過一次職業倦怠。使用 Portfolios,您還可以了解團隊工作量 — 這樣您就可以準確了解您管理的多個專案中每個人的工作內容以及是否有人被指派過多工作,並輕鬆重新指派任務。

通過這四個使用 Asana 的小技巧,您可以養成良好的工作習慣,並更好地朝著企業目標前進。希望您跟我們一樣覺得這些技巧非常的實用!

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Written By Julia Martins

Translated by Sania Lin, Digital Marketing Specialist at Master Concept, Asana Ambassador

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