選對 ITSM 才能 1+1>2!揭秘 IT 服務管理五大關鍵

ITSM 的範圍早已不僅僅局限於 IT 團隊,在全球疫情爆發後,已從被動的服務組織轉變為積極的業務推動重點,成為數位轉型其中的重要一環。ITSM 平台扮演著所有與技術相關活動的中心樞紐的重要角色,因此當今所有高效的組織都優先考慮無縫的 IT 流程整合工具,以實現更優越的員工體驗。

ITSM 是什麼?

ITSM 即為資訊科技服務管理(Information Technology Service Management),是一套助於有效管理和提供資訊科技服務的框架和方法論。它專注於組織內部的資訊科技服務流程,以確保這些服務能夠高品質、高效率地被交付給終端用戶。

ITSM 關注的是整個服務生命週期,從規劃、設計、交付到運營和支援,以提供持續可靠的資訊科技服務。它強調服務品質、問題解決、變更管理、事件處理、資產管理和配置管理等方面的重要性。

讓企業都紛紛導入的 ITSM 整合優勢

減少人為錯誤,提供更好的服務品質

在企業組織中,用於支持 IT 服務管理流程的重要數據可能存儲於不同應用程式的多個位置上。 IT 團隊疏導問題和提供服務時,查找相關數據可能會花費不少時間。而將 ITSM 工具與負責儲存特定業務單位數據的工具進行整合可簡化此搜尋的過程。

通過自動統一化的 IT 服務管理平台,企業中的所有關鍵應用程式都被納入到一個單一的 IT 生態系統中。有了這樣的智能整合,您的服務台團隊在切換多個應用程式窗口時,也大大減少了人為錯誤的風險,同時也做到了事件管理最重要的目標「集中化」。

提高生產力,有效管理企業 IT 服務流程:

企業應該要能夠讓員工可以只需簡單點擊(或點選)就能獲得所有相關的 IT 支援服務,以縮減需求申請的過程。以員工入職流程所需的服務流程為例,與人力資源管理工具進行 ITSM 串接可以簡化並自動化整體流程使其更加順暢,否則可能需要花上人資部門數周的時間完成。從硬體資產(如筆記型電腦、身份證、音訊設備和公司商品)的配備到應用程式訪問、授權和存取控制,IT 服務整合平台可以確保您的員工從第一天開始就具備所有關鍵的資源。

可以說 ITSM 工具通過自動化和標準化流程,提高了企業的運營效率。藉由自動分配工作、優化資源配置,並提供自助服務,使用戶能夠快速解決問題,從而節省時間和成本。

想找 ITSM 工具? 看這五大特質是否具備!

一、綜合性功能:

一個出色的 ITSM 工具應提供廣泛的 IT 服務支援功能,包括 IT 資產管理、服務請求管理、事件管理、問題管理、變更管理、發布管理等。這些功能應該能夠提供員工更全面且順暢地的流程體驗,幫助 IT 團隊從突發事故處理到變更控制,以及企業內各種 IT 服務需求的管理。

二、自動化和工作流程管理:

隨著 Open AI 所帶起的 AI 時代,大家更講求自動化且智能化的數位服務和工具。而 ITSM 工具應能自動化重複性的任務和流程,例如自動創建和指派工單、自動通知和提醒、自動報告等。它應具有靈活的工作流程引擎,並根據組織的需求統一管理所有 IT 服務流程。

三、數據分析和報告:

IT 管理工具應該能夠收集和分析大量的數據,並提供實時的數據報告和分析功能。這樣不僅可以幫助 IT 團隊追蹤工單處理狀況和改進服務水平,還能提供關鍵的指標和報告協助管理層做出決策。透過數據分析,團隊可以識別趨勢、發現問題的根本原因,並制定相應的優化策略。

四、自助服務和知識庫:

ITSM 除了實現 IT 服務管理的「集中化」、「自動化」、「可視化」,更重要的是要減輕企業員工對 IT 團隊的依賴。提供自助服務門戶和知識庫功能,讓用戶也能夠自行解決常見問題。要能夠使協助全體員工快速上手,自助服務平台應該易於使用,讓使用者能夠輕鬆提交服務請求、查看狀態和進度。而知識庫應該包含解決方案和常見問題集合,並讓 IT 團隊可以輕鬆維護和搜索,即時提供更準確和實用的資訊。

五、整合串接能力:

ITSM 工具應該能夠與其他關鍵系統進行集成,如事件管理、客戶關係管理、配置管理系統、資產管理系統等。這樣可以實現數據的共享和自動化的資訊交換,提高整體的 IT 運營效率。

1. 事件管理:自動輸入重要訊息,如日期、時間、用戶姓名、相關資產和問題描述。實現系統化的故障報告流程,並將問題對業務的影響降到最低。

2. 對外客戶關係管理:助於客戶成功經理更好地了解情況,從而幫助客戶更快地解決問題。一旦創建一個案例,它可以與現有案例匹配,或者可以創建一個新案例。

3. IT 資產管理:利用 ITAM 工具,組織可以管理硬件和軟件的庫存,以及有關合約和續約的信息。這有助於節省成本。有助於管理SaaS許可證,以及相應的花費、續約或重新部署這些工具

4. IT 運營管理:ITOM(IT運營管理)涉及對 IT 基礎設施的容量、可用性和性能進行有效管理,包括計算、網絡和應用程式資源。

5. 遠程監控和存取:通過這項功能,IT 團隊可以登錄到最終用戶的設備並進行更新、處理故障,還可以在問題變成更大問題之前消除它們。

Freshservice 通通都有 一次滿足您所有 ITSM 需求

統一所有 IT 及其他企業服務的自助平台

Freshservice ITSM self-service portal

Freshworks 的 ITSM 工具 – Freshservice 為您的企業員工提供類似購物的消費者應用體驗,通過提供員工服務項目目錄給予自助選擇服務的權利,並通過簡單易用的、可搜索的介面(支持移動設備)簡化搜尋過程。讓您的員工從服務目錄中找到並獲得所需的服務。自動化並簡化請求履行過程,減少不必要的時間和人力成本。通過用戶友好的服務目錄,快速提供多種不同的 IT、軟體、硬體設備服務給所有部門,讓用戶可以迅速提交並獲得所需的服務。

AI 自動化助您分類和優先處理工單 提升服務請求處理速度

Freshservice ITSM  AI automation ticket management

利用 Freshservice 的 AI 引擎 Freddy,根據歷史工單資料自動對工單進行分類。通過強大的工作流自動化功能,自動根據影響和緊急程度對工單進行優先排序。自動分配工單給正確的代理人或群組,並通過輪詢或負載平衡的自動分配方式確保不會漏掉任何一張工單。

您可以創建商業規則並設置工作流自動化 – 包括代理人分配、多階段審批工作流等,以符合服務項目的獨特需求。通過基於規則自動觸發的及時通知,讓所有相關人員都能得到全面的資訊。透過個性化服務項目層級的服務水平協議(SLA),優先處理請求,提升服務交付效能。

讓所有 IT 工單一覽無遺 即時掌握狀況

Freshservice ITSM dashboard

透過 Freshservice 的儀表板,您可以輕鬆地掌握所有工單的全貌,並即時追蹤它們的進度。無論是處理中、待處理還是已完成,您都可以一目瞭然地了解每個工單的狀態。這種集中的協作環境讓團隊能夠更加高效地合作,共同解決問題並提供優質的服務。不僅如此,儀表板還提供了可定製的報告和分析功能,讓您能夠深入瞭解工單的趨勢和性能指標,從而做出更明智的決策和持續改進。

利用知識庫加快解決時間,提高 IT 服務品質

Freshservice ITSM knowledge base

結合全方位的知識庫,提升服務台功能和資訊的全面性,讓企業員工都能輕鬆使用。無論是新手還是有經驗的用戶,他們都能透過簡單的搜索功能,在自助服務平台上迅速找到解決方案,解決IT問題,而不需要再等待技術人員的回應。員工可以立即獲取需要的資訊,解決問題,並在工作中更加自信和獨立。同時,技術人員也受益於減少了常規問題的重複性諮詢,有更多時間專注於處理複雜的問題和提供高級支援。

這種整合的服務台和知識庫不僅提供快速的解決方案,還能促進知識共享和持續學習。用戶和技術人員可以共同貢獻知識,不斷豐富和更新知識庫內容,以滿足日益變化的需求和問題。

思想科技引領企業在 Freshservice 上放大 ITSM 的效益

作為 Freshworks 在亞太地區的認證合作夥伴,思想科技致力於提供專業的諮詢和導入服務,幫助數百家企業運用 Freshservice ITSM 工具,優化他們的 IT 服務管理,並提升其 IT 團隊的生產力和效能。

我們的專業團隊具備豐富的經驗和深厚的知識,在 IT 服務管理領域中擁有卓越的專業能力。我們與客戶緊密合作,了解他們的業務需求和挑戰,並根據其特定的情況和目標,提供量身定制的解決方案。通過運用 Freshservice ITSM 工具,幫助企業實現高效的資訊科技服務管理。建立流程、自動化工作流程、優化服務台操作、提供自助服務門戶等,以便更好地支持內部用戶和提供卓越的客戶服務。

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