使用越多 專案管理工具 ，工作效率反而只減不增
隨著數位化開發及應用逐漸成熟普及，市場上提供企業改善其工作效率的 專案管理工具 軟體選擇越來越多。然而部分公司卻沒有因此受益，反倒是遭受團隊過度仰賴工具而無法有效同步資訊之苦。 Asana 曾表示「除了得飛快地在不同工具間維持連結外，工作者每天得在 10 種應用程式間切換 25 次。這導致溝通變得零碎，而且降低效率。」
那企業要怎麼知道自己使用的工具軟體算不算太多？
企業選擇導入專案管理工具，為得就是能讓團隊更便捷的同步、分享工作進度和反饋，最終實現高效協作。但若團隊在多個工具的使用上有失協調，那這只會帶給企業更多的工作負擔。所以企業可以評估一下目前正使用的眾多工作軟體工具，是否互相有重疊的功能。若有就應該適時淘汰掉，來減少團隊在不同工具的切換，有效發揮每一個軟體工具的最大作用。
能做到這四件事就是好的專案管理軟體
團隊需要用到專案管理軟體原因，很有可能是因為遇到了這些狀況：
- 團隊專案、檔案、溝通分散在不同的工具，導致同步困難、工作量加大。
- 團隊成員因不知道該如何有效安排安先事項和了解需要完成的專案任務，而影響了個人工作效率和整體團隊的表現。
- 因安排任務和請求狀態更新的流程，大多涉及到召開會議、寄送電子郵件等等複雜的步驟，造成團隊成員經常無法在截止期限內完成任務。
所以真正好用的專案管理軟體，除了要協助主管或是專案經理有效梳理每個專案的成功指標、專案關係人與角色、預算、里程碑和交付項目、時間軸排程，還應該要幫企業做到這幾件事：
- 有效協調不同職能、工作領域的事項
- 集中整合所有專案的計畫、詳細資料、文檔和回饋
- 可即時更新所有專案關係人的工作進度和分享狀態
- 加速團隊協作
挑選 專案管理工具 的時候，應該要從何評估
由於國外的工作軟體開發較為成熟，現市面上看到的專案管理工具大多數都是源自於國外。在台灣，相信大家最常聽到的國外品牌為 Asana、Monday.com、Trello、Wrike …等等。在這麼多專案工具當中，企業可以根據軟體的性價比、功能運用靈活性、介面操作難易程度、效能好壞、售後服務體驗來評估其工作管理工具是否適合企業本身的需求。
在國內外專案管理工具的市場巨頭非 Asana、Monday.com、Wrike 莫屬，而很多人則是在 Asana 和 Wrike 之間猶豫不決。今天我們將和大家介紹一下 Asana 和 Wrike 這兩個強大的專案軟體。
Asana VS Wrike 專案管理工具應用比較
一、價格比較
在定價方面，Wrike 每位使用者的價格區間落在 9.80 ~ 24.80 美金/月，且沒有提供月計費的選項。而 Asana 每位使用者的價格則稍微高一些，定價範圍在 10.99 ~ 24.99 美金/月之間，但它相對的有提供月繳的選項，給予使用者更彈性靈活的方案選擇。
整體而言價格上面並沒有太大的差距，且它們價格較高的商業計劃方案都有提供相似的功能，但其中 Asana 還提供了更多種專案檢視打樣以符合不同使用者的偏好和習慣。
二、甘特圖/項目規劃功能
Wrike
其項目時間規劃表是用專案甘特圖的方式呈現。甘特圖很常被產品經理用來視覺化專時間進度規劃，但這對於非技術的專案經理來說可能會有些複雜而難上手。使用者可直接在專案甘特圖上拖拉任何任務、建立任務的依賴關係和路徑分析。除了手動創建，也可藉由導入 CSV 文件的方式創建您的甘特圖專案管理時間表。
Asana
在介面設計上， Asana 比 Wrike 的專案時間表更好閱讀。像 Wrike 一樣，它可以手動隨意拖放任務並創建項目，或是直接導入現有的 CSV 文件檔建立專案時間表，但有箭頭的設計呈現讓使用者可以更清楚的看見任務之間的關聯性。
三、子任務分配管理功能
Wrike
它的任務管理流程功能是採用大家熟悉的電子表格和看板來呈現。團隊可以透過清楚的前後排列方式了解須完成任務的優先級順序，並直接拖放到不同區域來更新任務的進度狀態。
Asana
它的看板除了和 Wrike 一樣可以透過拖拉不同任務的方式來管理專案任務和改變專案的進度狀態，Asana 還可以讓使用者直接在上面創建任務列表。很多團隊都把不只把這個看板用來紀錄不同文件、分享各類反饋、處理任務協調，也會把它當活動日誌使用，查看先前的任務。
四、團隊工作效率/資源分配功能
Wrike
利用內置的時間跟蹤功能，專案經理們可以提高團隊的工作效率。藉由紀錄團隊每個人在不同任務上所花費的時間，即時監控任務進度。這很適合按小時計價的接案小公司使用，但 Wrike 無法像 Asana 一樣了解每位成員的工作負載量，進而有效分配工作量。
Asana
比 Wrike 更好用的地方在於它帶有很好理解的工作負載視圖。利用此圖，專案經理可以更有效的分配、調整工作量以平衡好團隊的負荷量。
該怎麼知道自己比較適合哪一個專案管理工具？
| 適合 Asana | 適合 Wrike |
|---|---|
| 需多樣可視化您的項目 | 技術項目管理需求較大 |
| 重視團隊工作量的平衡 | 需分析報告提高團隊效率 |
| 需要流程自動化的功能 | 需據時間和費用向客戶收費 |
儘管專案管理工具們再怎麼好用，企業可能會需要一些教學資源和培訓才能更完整充分的使用到最大化。
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