專案管理基本功: 改善團隊工作流程只要五步驟!

無論是管人、管事,管理從來都不是一件容易的事情,相信許多人踏入職場之後對這個事實都有很深刻的體會。比如說,開始一個全新的專案感覺就像是進入未知領域的旅程,專案相關的待辦事項如雪片般飛來,不同部門的作業順序、來自長官或客戶的需求和期待,要如何安排規劃優先順序才能跨越種種挑戰、順利執行專案呢?

專案管理學會(PMI)製作了專案管理知識體系(PMBOK®)指南,將專案管理的流程定義成五個關鍵步驟:啟動、規劃、執行、績效檢視和結案,希望能夠幫助知識工作者提升專案管理相關的知識和技能。

Source: Asana

一、專案啟動:定義完整藍圖及廣泛目標

專案的旅程第一步就從藍圖的描繪和目標的定義開始!首先,應分析此專案的利害關係人,這個專案的負責人是誰?主要參與團隊成員有誰?需要跨部門協作的環節有哪些?需要哪些部門的協力?團隊的階段性目標達成與否需要哪個層級的主管檢核?也需要透過會議了解其他部門的時間規劃、是否可配合專案時間提供資源,充分的跨團隊溝通將可為接下來的專案協作帶來幫助。除了專案可能牽涉的利益關係人和協作部門,整體專案的效益、成本、風險評估也很重要,對企業來說,成本和效益應符合一定比例,了解專案執行中可能面臨的困難也能讓專案的基礎更加穩健。當資訊搜集齊全、經過整理,團隊對於專案的目標、預算、時間軸都能夠有更清晰的理解,也能明確看見專案未來的方向目標。

二、專案規劃:達成目標的策略及路徑

專案的規劃是關鍵階段,應針對團隊的特性使用不同的策略,在此提供三種不同的策略供參考:

  • SMART 原則:

SMART 分別代表的是明確(Specific)、可測量(Measurable)、可實現(Achievable)、現實(Realistic)和有時限(Time-bound)的標準。SMART 原則在職場及學界廣泛地被接受,因為它不僅具有合理性,也考慮到許多外部的潛在限制。不過,有的人認為 SMART 原則較不具彈性,並不適合變動較多的環境。建議用在規模較小、細節較為具體的專案。

  • CLEAR 原則:

CLEAR 分別是指協作(Collaboration)、限制(Limitation)、情感(Emotional)、可預估(Appreciable)和可改善(Refinable)。這個原則被認為相較 SMART 更加敏捷,尤其是「可改善(Refinable)」的角度給予目標制定者彈性,當目標成效不如預期、方向不正確時,可適時調整,而非一味的追求永遠無法達成的目標。

  • 目標與關鍵結果 OKRs:

除了傳統常見的關鍵績效指標(KPIs),OKRs 強調目標與結果之間的關聯性。OKRs 簡單又靈活,可清楚了解目標設定之後的期望結果,設定快速、再延伸也簡單,因為強調關聯性,可刺激達成目標的路徑上可能牽涉的跨部門合作。

選定目標制定的原則後,便可使用這些原則規劃策略目標及執行計畫。執行計畫即是達成目標的路徑,為了「做到某事」,我應該「何時」開始哪些「行動」?包含能夠清楚控管進度的甘特圖、顯示專案重點時程的里程碑圖都是執行計畫的有力元素。以 Asana 為例,您可以在建立專案後將計畫中的任務的內容、時間列出,可以以區段或是里程碑將任務分類, Asana 提供多元檢視模板,在輸入必要資訊後將自動生成其他檢視格式,甘特圖、里程碑圖讓您一目了然。

Source: Asana

三、專案執行:將計畫變成實際行動

在前兩個步驟中收集到足夠的資訊後,就是將計畫付諸行動的階段了。在 Asana 當中,可針對個別任務、子任務指派負責人員,負責人員將收到任務提醒及專案相關的通知,團隊成員可把任務相關的資料都統整在一處,也可在單一平台集中討論,防止資訊分散、簡化溝通。前一步驟中提到的不同檢視模板在執行階段也可有效幫助視覺化專案的步驟,同時,團隊的主管可在 Asana 中掌控各個任務的進度、了解團隊成員的工作量。

而跨部門的專案中,任務往往環環相扣,透過依存項的設定,當某一任務的截止日期延遲,後續的任務也可自動同步往後更新。需要注意的是,專案進度雖然會產生波動、須維持彈性調整,盡量貼合原計畫的時程還是很重要的。

四、專案績效:回歸初始目標、審慎評估

一個專案的績效最根本的檢視面向就是是否達成最初第一步驟設定的目標,目前專案的執行是否真的可以解決最初的問題?除了最初的目標是否達成,投資報酬率 (ROI)、成本績效指數 (CPI)、計劃值 (PV)、實際成本 (AC) 以及實獲值 (EV) 等都是常見的評估基準、關鍵績效指標(KPIs)。

經過審慎的評估,同樣重要的是對內的溝通。對內,應與團隊成員一同檢討,在過去專案執行過程中,有什麼做得好、做得不好的地方?曾經遭遇什麼樣的困難造成專案的停滯或瓶頸?在未來的執行中是否需要更多的資源或支援?

Source: Asana

五、專案結案:對外妥善說明、對內確實檢討

當專案要畫上句點,對內對外都有收尾的必要。對外,應該舉辦結案會議與利害關係人針對專案的成效妥善說明,以實際成果定義專案的成功與否,並讓利害關係人有機會針對專案成效問答。對內,也需要規劃結案會議,和前一步驟不同的是,在結案前,可針對專案整體進行匿名調查,讓所有團隊成員充分表達意見、也確實反思。

而專案結案後持續的追蹤與監控則是常常被忽略、但十分重要的環節。專案不是結案就過去了,「凡走過必留下痕跡」,團隊應該從這次的專案學習、進化,不斷測試、重新發現讓專案更好的方法。

結語

無論一個企業組織是大是小,專案管理都是不可避免、絕對會遭遇的挑戰,透過專案管理協會整理的這五個步驟,知識工作者們將可更快速地上手專案管理相關技巧,有效地管理專案將可以提升團隊協作和利害關係人參與、戰略性地分配資源和管理計劃、有效執行、掌控專案進度並賦予專案更多意義和潛在的價值。

除了專案管理的相關知識,強力的輔助工具也是團隊起飛的關鍵。 Asana 是一款十分簡單易上手的專案管理工具,介面清爽好操作,非常適合跨部門溝通,近期也加入 AI 輔助功能,讓專案管理更加聰明!歡迎聯絡思想科技 Master Concept 專業顧問,啟用企業專屬免費 30 天試用!

改寫自 Asana ⟪改善團隊工作流程的 5 個專案管理階段

參考資料:

SMART vs CLEAR goals

撰寫更出色的SMART 目標 – 附範例的提示[2023] • Asana

什麼是OKR?目標與關鍵結果管理指南[2020] • Asana

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