如何在「混合辦公制度」中保持工作的敏捷性和效率?

COVID-19 疫情翻轉全球各地的職場生態,在過去一年半之內,相當多企業已展出一套適應遠距的工作型態。而今,當疫苗接種率持續上升,多數城市開始調降警戒狀態,企業經營者即將面臨是否啟用「混合辦公模式」或者直接「重回辦公場景」的決策兩難。

COVID-19 疫情翻轉全球各地的職場生態,在過去一年半之內,相當多企業已展出一套適應遠距的工作型態。而今,當疫苗接種率持續上升,多數城市開始調降警戒狀態,使得可接觸的場景與範圍逐漸放寬,企業經營者即將面臨是否啟用「混合辦公模式(Hybrid Work)」或者直接「重回辦公場景」的決策兩難。

之所以產生決策兩難,主要原因在於全球疫情現況仍夾帶相當多的不確定性,即使疫苗普及率上升,Delta 變異病毒仍持續為世界各地帶來災情,致使企業被迫採取「混合辦公模式」;在此工作架構之下,公司內不同部門、不同職責之工作者,將會依會議規模、業務需要來實行「半遠距、半實體」交互的工作模式。

若想在「混合辦公制度」下保持工作執行的敏捷與效率,建立透明、高效且兼具信任與彈性的協作文化相當重要,因此,對於有意展開混合辦公模式的企業,如何透過現有資源,整合新型態工具,來達到維持團隊生產力之目的,便成當務之急。

打造高效敏捷的工作模式!Asana 以專案分工模式連結團隊

根據一站式專案管理協作工具 Asana 於 2021 年針對 13,123 名工作者展開的調查顯示,在遠距辦公制度下,約有 87% 工作者的工作時數遭拉長。Asana 產品長 Alex Hood 認為,遠距辦公使得「生活」與「工作」界線愈加模糊,電子郵件與即時通訊內容不斷重複,再加上每一位工作者對於工作中所負責專案的進度、執行細節不夠清楚,導致團隊的溝通成本上升,生產力則大幅下降。 「除非組織採取積極主動的方法來管理團隊任務,否則生產力將持續低落。」他提到,企業透過導入 Asana 工具,即可解決大部分的重工問題,並且帶來更多額外的效益。

以下,便是企業導入 Asana 後提升「生產力」的 3 個成功案例,具體呈現系統導入後,工作流程如何發生改變,以及它如何協助企業在各個發展階段、遠距工作模式下,兼顧效率與彈性。

1. 透明化與明確分工

InVision 為一間總部位於紐約的數位產品設計平台,提供用戶設計原型工具與設計協作平台,幫助 UI 設計師與團隊更有效協作。

2015 年,當這間公司於短期內快速成長,產品發布率相較往年頻率更高,其產品上市到行銷的既定流程,幾乎無法承接不斷增長的業務需求,管理者每天得花大量時間同步資訊、回答營運問題、跟進工作進度——導致連進行標準化管理及優化流程的時間都沒有。

當時的行銷團隊負責人發現,他幾乎不可能透過「通訊軟體」與「電子郵件」來追蹤和管理一個 40 人的跨職能團隊的進度和工作詳情,一方面得花費大量時間,二方面這樣大幅拉長了行銷專案的執行時間,導致相當多關鍵活動反覆延宕。

為解決以上問題,InVision 導入 Asana 協作工具,它除了能夠做到不同 Team 的專業分工之外,也能根據團隊需求建立不同的區段(Section)、專案(Project)與任務(Task)。以行銷團隊來說,所有專案都能做細節分類,如:「2021 H2 行銷計畫」、「社群平台規劃」、「數位廣告活動」、「產品開發時程表」等,方便專案經理有效追蹤進度,同時,主管亦能透過「日曆檢視」、「時間軸檢視」功能,線性的了解不同任務的發生時間、進度以及是否遇到阻礙。


圖片|Asana 官網

2. 自動化專案管理

根據 Asana 統計數據,2020 年企業實行遠距工作制後,員工花在「不必要」會議及視訊通話的時間相比前一年增長超過 4 成,而這些不必要的會議,目的多為溝通細節、狀態更新、管理優先順序及同步變化,且在會前、會後,同仁花在建立檔案、處理例行作業、製作報表等時間也相當可觀。

為減少人力耗損,Asana 提供內建 70 條自動化規則,凡只要專案設定發生變化,如:新增協作者、進度調整、時程更新、檔案上傳、追加留言等,系統都會主動以 Slack、teams、Gmail、Outlook 等第三方方工具通知相關人員。

以設計團隊為例,在流程上,設計部門時常需要開放公司內其他同事提出需求申請,過往紙本或文件管理時期,需要有人每日更新需求表單,同步指派工作給設計師同仁,執行完畢後亦要進行文件紀錄,雙方來回的修改內容也只能透過私訊或口頭進行,長久下來,易增加額外溝通成本,人為指派也可能造成重工、任務掉球等狀況。

使用 Asana 建立規則化表單,當公司內部有人提交設計需求申請後,該專案便會自動生成一個任務,並建置在「設計需求」的區段中,此時,設計部門主管便能將任務指派給設計團隊同仁,接受指派的設計師也能於第一時間透過 Slack、Gmail 等管道接收任務資訊。

根據 Asana 官方統計,該系列功能每週可節省超過 70 個手動步驟,大幅降低使用者在 Work about Work 的時間。

3. 整合工具功能

根據 Asana 調查統計,全球知識工作者每年花費 236 小時在進行「重複性工作」,或是執行他人已經在進行,或過去已經完成過的「被遺忘事項」,而在此之中,有將近 24% 的人表示,「重複性工作」常發生應用程式間的轉換。

為解決此問題,Asana 共整合超過 200 個外部協作工具,包含與團隊每日工作息息相關的 Slack、Teams、Google WorkSpace(包含 Gmail、Google Calendar、Google Drive 等)、Outlook 等,從雲端硬碟、即時通訊軟體、設計協作工具到其他生產力工具,皆可以串接 Asana 系統,保持系統間的資訊流通。

以最常用的 Gmail 為例,使用者可藉由 Asana for Gmail 整合,直接透過 Gmail 收件夾建立 Asana 任務,一旦設定完成,從 Gmail 建立的任何任務都將自動包含來自郵件的內容;此外,當使用者必須參考 Asana 任務內容撰寫 Gmail 郵件時,不用主動打開 Asana 並找到該任務,而是能透過 Asana for Gmail 附加元件,直接從 Gmail 收件匣搜尋到該任務。

思想科技與 Asana 建立合作,為企業提供協作管理的解決方案

今年(2021),長時間專注於雲端科技的發展、擁有 Google Cloud 全系列產品與服務的思想科技,正式與 Asana 成為合作夥伴(Solution Partner),思想科技作為專業雲端託管服務商(Managed Serviced Provider),期待能透過一站式雲端管理平台,提供用戶最適合且有效的諮詢與技術支援,為亞太地區正嘗試進行工作模式轉型的企業提供協作管理的解決方案。

當混合辦公模式已成為當代工作場景的重要選項,企業勢必對於新的想法、工作流程與技術保持更加開放的心態,為使「混合工作模式」更加高效且可持續,導入提升工作效能、降低人力管理成本的工具可以說是勢在必行。

截至今日,思想科技已經為亞太地區數十間公司導入 Asana 一站式雲端管理服務,其產業橫跨零售業、餐飲業、交通運輸業、電商新創等,無論是對於即將或正在嘗試遠距、混合形工作模式的公司,或是傳統但邁入轉型階段的大型企業而言,無疑是能帶來實際效率提升的團隊協作工具。

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