隨著新型冠狀病毒疫情擴散，為保障員工的健康，不少企業在年後紛紛採取在家工作（Work From Home）的策略；然而，在沒有配套措施的情況下採取遠距工作（Remote Work）有機會造成工作效率低落、團隊間無法有效溝通。在上篇文章中，思想科技的建議是儘快打造新的企業文化 – 「Work From Anywhere, Anytime, On Any Device」，讓員工習慣雲端工具對於工作環境所帶來的改變，而 Google Calendar（日曆），就是很好的嘗試。
接下來，我們將透過幾個公司中常見的情境設定，協助了解在遙距工作時如何更好的運用日曆，團隊合作無隔閡！
輕鬆掌握同事行程，安排會議更輕鬆
「Mark呢？一會就要跟上司開會，不是說好 10:30 要先rehearsal 嗎？」
「他剛剛好像跟 Eddy 一起出門，大概 10 分鐘前。」
「搞什麼啊！打電話也沒接，一會的會議怎麼辦！！！」
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WhatsApp 訊息：「Sorry! 我忘記今天要開會了，現在我在客戶那，你們先開始不用等我！」
過去日曆尚未與他人共享時，我們只能口頭確認彼此可以的時間，並約定好當天的會議行程，在這樣的情況下，安排會議有一項最大的硬體限制：會議的雙方（或多方）都要在現場。一旦有其中一人不在，將無法知道他當天行程，也就無法順利安排會議，當會議規模越大，則需要同時在現場的人就越多，難度也更大。
透過 Google Calendar（日曆），同組織（企業）內的員工可以輕鬆掌握彼此的時間安排，順利找出與會人員都有空的時段，並直接在日曆內發送會議邀請，如此一來同事間不用再浪費時間等待，若要針對會議進行彩排也更容易。
與 Google Workspace 無縫串接
與 Google Workspace 服務的串接，更展現 Google 雲端服務無縫整合的強大，有時候我們可能在 email 中敲定與客戶的會議，當要在行事曆上註記時，可能不小心被某件事分心，有時回過神來就忘記要安排這場會議了！而在 Gmail，您可以直接利用旁邊的擴充工具找到 Google Calendar，並在同一個頁面直接將會議排程，「活動標題、活動時間、邀請對象、地點、活動說明」等資訊都可以立刻輸入，減少頁面跳轉時的風險！
隨時隨地的跨裝置存取
Google Calendar 除了透過電腦操作外，若您的手機或平板電腦有下載 Google Calendar 應用程式版本，透過同步設定，您也可以直接透過手機查看及編輯行程。例如原本安排下午兩點至三點半跟客戶約產品介紹的會面，下午四點回公司開內部業務會議，但是此時時間已經三點二十五分，你已經確定趕不回去，想要更改日曆的時間並通知同事這個消息，但是筆電正在投影簡報！此時，您可以輕鬆用手機版的 App 直接修改日曆，並告知同事業務會議會用線上的方式參與，完美化解問題！
跨裝置的存取提供使用者更大的彈性，隨時隨地更新自己最新的行程安排，更可以打破空間的限制直接透過通訊工具 Google Chat 參與會議。
Google Calendar（日曆）安排會議的十大優點：
一、掌握同事當週工作行程，輕鬆敲定空檔時段
二、活動前 10 分鐘自動提醒 （可自行設定提醒時間）
三、即使不在辦公室，與 Hangouts 的整合同事也能透過視訊或語音加入會議
四、視覺化圖表更清楚呈現同事哪個時段已被佔據
五、一旦發送邀請，組織外部成員也能加入會議（設定雙重確認以防止誤邀）
六、設定會議資源，直接預約公司的會議室或其他空間。
七、拖拉式功能讓行程調整更便利
八、跨裝置的存取讓員工也能夠過手機或平板電腦即刻存取工作資料
九、自動根據對方時區安排會議時間
十、與 Zoom 無縫整合，即使對方無法使用 Google Hangouts 也能參與會議
思想科技認為，Google Calendar 將是企業開始遠距工作的第一步，當員工已經習慣於透過日曆安排工作行程、安排小組會議、遠端參與視訊會議，即使採取遠距辦公室（Remote Office）的策略也無需擔心，因為使用 Google Calendar 已經是遠距工作的一部份了！
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