【4W Strategies】比起工作進度,企業更需專注於「專案」進度

越來越多企業鼓勵員工用「專案」形式定期回報,以及當作行程安排的核心,透過將一個大個大型專案拆解為不同小項目並安排於行事曆中,主管將能隨時掌握進度,並適時最即時的資源。
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隨著上篇所分享的 Work on Calendar,我們認為 Google Calendar(日曆)將是企業打造雲端工作文化的第一步,當員工已經習慣於透過日曆安排工作行程、安排小組會議、遠端參與視訊會議,則遙距辦公室(Remote Office)將離我們更接近。企業一旦開始認真執行日曆文化,我們可能會看到員工的日曆安排著滿滿的 schedule,像是:

 

  • 「XX Project Discussion」
  • 「OO Function Debug」
  • 「△△ Pitch Deck Creation」

 

看似將每天的工作排得很扎實、很壅擠,好像隨時隨地都在處理公事,但這樣真的代表他們有效率的執行嗎?聽到各位內心的聲音了,思想科技今天就要分享【4W Strategies】的第二招  –  Work by Task

 

什麼是 Work by Task?

在工作規劃時,員工應該將時間專注於「專案」而非「工作」,企業也應該關心的是目前的「專案」進度,而非「工作」進度。

舉例來說,當我們想要了解公司內部其他同事該星期的工作計劃時,可以直接透過 Google Calendar 視覺化圖表一目了然。有否見過以下的行事曆?

 

星期一:

  • 09:30 ~ 11:00   Internal meeting with technical team
  • 11:00 ~ 12:30  Customers Prospecting
  • 14:00 ~ 15:00  Client’s case studies
  • 15:00 ~ 17:00  Meeting  with client
  • 17:00 ~ 18:00   Product Studies

 

星期二:

  • 09:30 ~ 11:00  Product Studies
  • 11:00 ~ 12:30  Meeting  with client
  • 14:00 ~ 15:00  Client’s case studies
  • 15:00 ~ 17:00  Customers Prospecting
  • 17:00 ~ 18:00   Sales Meeting 

 

星期三、星期四、星期五 就不寫了,為什麼?

細看的話,儘管每天行程都十分緊湊,然而這不過是把相同的行程做各種排列組合,Product Studies了四個禮拜,也不知道是在研究四個產品,還是跟第一週是同個產品;Customers Prospecting了兩週,也不知道究竟有多少 Leads;Client’s case studies更是不知道是討論哪個 Case…

 

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因此,越來越多企業鼓勵員工能用「專案」形式定期回報進度,以及當作行程安排的核心,透過「專案」將一個大項目拆解,改成將不同小項目安排於行事曆中。讓我們以:

 

「尋找潛在客戶時發現客戶有資安需求進而協助導入 Cloudflare 為例」

  • 「Customers Prospecting: Ecommerce」- 發現有客戶對於資安有需求
  • 「Product Studies –  Cloudflare」- 了解 Cloudflare 功能以及如何解決需求
  • 「Product Studies –  Cloudflare」- 與原廠開會,將客戶的需求做說明
  • 「Meeting  with client」- 介紹 Cloudflare

 

透過這樣拆解,除了讓自己對於整個工作流程更熟悉之外,也讓主管更能掌握即時進度,必要的時候隨時提供協助。

 

我們甚至還沒提到甘特圖呢!

 

透過 Google Workspace 進行專案管理

除了上述提到的 Google Calendar 外,Google Sheets (Google 試算表) 同樣也是很好的專案管理工具,更能藉由有效結合甘特圖(Gantt Chart),清楚掌握專案中各項細部工作的開始與結束時間,並確認各項工作間內部的依賴關係。

(是的,現在Google試算表也有甘特圖可以使用了!)

 

使用甘特圖的好處

  • 好處一、專案進度一目了然,方便管理各項工作時程
  • 好處二、不需自行製作表格、進度條
  • 好處三、任務時程能連動,可快速修改日期

 

使用 Google 試算表 製作甘特圖

– Step 1. 從 G Suite 的 MarketingPlace 中安裝外掛程式 – ProjectSheet Planning

 

   

– Step 2. 在 Google Sheet 中打開外掛程式 – ProjectSheet Planning

 

   

– Step 3. 製作甘特圖,並使用側邊欄位快速調整時程

 

 

使用 Google 試算表 的甘特圖時,可以利用右側的欄位進行進階調整,例如設置甘特圖的介面語言起始的時間,以及時間的標示方式各項工作進度的顏色標示等。不論是要管理專案,還是要安排自己的工作時程,利用甘特圖能夠幫助我們更清楚地掌握每項工作的進度與流程,將複雜的專案或工作,照表依序處理,使案子能夠如期完成。

 

若能將「專案管理」與「日曆文化」有效的結合,對個人而言,將有助於提升自身對於工作細節的了解,更有效率的安排工作時間,專注於對的事物上;而對整個團隊(企業)而言,則能保持所有人都 “One the same page”,主管能隨時掌握專案即時進度,並在必要時提供支援。

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