職場達人的五大 工作管理 秘笈,再也不怕被工作壓垮!

在職場上,許多人常常會面臨到各種各樣的 工作管理 問題。有些人可能會發現自己無法妥善地安排工作時間,有些人則是難以有效地與團隊成員合作,還有些人可能會發現自己缺乏有效的溝通技巧,無法有效地傳達訊息。這些問題可能會導致工作效率下降、時間浪費、壓力增加。因此,不論你的團隊規模大小,是在遠端上班還是在辦公室工作,工作量管理工具可以幫助你的團隊更具協作性、透明度和生產力。

但首先,你可能會有疑問:

什麼是 工作管理 ?

如果你有一支多樣性的團隊,你可能會發現有效地管理工作至關重要。每個成員都擁有不同的技能、興趣和時間表。

工作量管理就是一個關鍵流程,它牽涉到把工作分配給不同的團隊成員,同時還需要不斷地監控他們的能力和進度。這個過程的目標很簡單,就是確保每項工作都按時完成,同時也要確保每位成員的工作負擔都保持在合理範圍,避免讓任何人過度辛苦。

傳統的工作排程方式有時候可能會導致一些成員不斷加班,而其他人卻閒置無事。這樣的不平衡可能會對團隊的效率和士氣造成傷害。這就是為什麼工作量管理工具變得如此重要,像是使用 monday.com 等工作專案管理平台所提供的工作管理功能,能使企業確保每位成員能在適當的工作量下提高整體生產力、透明度、團隊協作和工作滿意度。

總之,工作量管理是團隊運作中不可或缺的一環,它有助於確保工作分配公平合理,讓每位成員都能有所貢獻,最終實現更出色的工作成果。選擇一個合適的工作量管理工具,是提升團隊效能的關鍵之一。

什麼是 工作管理 工具?

在工作場所,我們經常會遇到各種各樣的挑戰,特別是在工作管理和團隊協作方面。有時候,工作分配可能讓人感到混亂,團隊成員的工作負擔可能會出現不平衡。

所以,這時候就需要工作量管理工具的幫助。這些工具提供了一個便捷的方式,讓管理人員和團隊成員可以輕鬆地進行工作分配,不論他們身在何處。這不僅能確保工作合理分配,還能提升整體工作效率。

以 monday.com 為例,它提供了一個專門的工作量視圖,讓您可以清晰地了解團隊工作的分配情況。這有助於確保每個人的工作負擔都在可控範圍內,同時提供一個快速查看每個人即將到來的任務時間表的方式。這對於團隊的高效協作和工作管理至關重要。

如何有效地管理工作量?教你5個實用小技巧!

管理您的團隊工作量並非總是直截了當的。您的團隊可能是遠程工作,具有衝突的時區,或者,您可能正在管理一個具有不同技能和可用性的多樣化團隊。

如何使任務管理更有效?以下是5個簡單易行的小技巧:

技巧一、使用合適的 工作管理 工具

工欲善其事,必先利其器!選擇一個適合的工作量管理工具對於有效地管理和分配工作來說是至關重要的,您需要先明確需求和目標,考慮團隊規模並了解工具的功能,以便選擇最適合您的工具,讓工作管理更輕鬆。

其中重要的功能包括:

  • 團隊工作的多個檢視
  • 資源分配
  • 重複任務自動化
  • 時間追蹤
  • 應用程式同步和集成

您可以使用 monday.com 協助您管理任何業務流程,monday.com 是一個功能強大、可定制的工作 OS,憑藉集成和模板,幫您管理從客戶銷售到招聘入職等其他業務流程,用一個工具輕鬆完成所有工作管理。

技巧二、優先處理任務

一旦您已經註冊了您選擇的工作 OS(如:monday.com),就是提高生產力的時候了!您可以將每個項目分解成較小、更易管理的任務,您可以透過4個步驟來對您的任務進行排序:

  1. 哪些任務在待辦清單上?
  2. 什麼是緊急的,什麼是重要的?
  3. 分配未完成的任務的最佳方式是什麼?
  4. 哪些任務最耗時?

技巧三、瞭解你的團隊和資源

你的公司資源包括員工和完成任務所需的其他一切,這可能是設備、會議室、公司車輛或設備。

管理團隊的時間表和分配實體資源可能需要一些技巧。

以 monday.com 為例,您可以透過工作量視圖,在需要的時間將資源分配到適當的地方:

Monday.com 工作管理 工具讓你了解手上的資源
Source: Monday.com

技巧四、完整的時間軸

定計劃和時間表,根據已知的承諾進行分配工作量。

透過了解接下來要發生什麼,您可以早早地分配任務,與您的團隊標記即將到來的待辦事項,這對於自由職業者和遠程工作者特別有益。

您可以透過 monday.com 的切換時間軸以查看所有內容:

Monday.com  工作管理 切換時間軸
Source: Monday.com

彈性與適應力

員工不是機器人,有時生活中的小障礙,例如延遲的設備交付、隨時可能改變的項目、比您預測更加複雜的任務,都有機會打亂你完美的工作量安排。

例如使用 monday.com,更改工作安排沒有什麼大不了,您只需拖放即可重新組織和重新分配,還可以利用 Slack 和 Zoom 等通訊整合,讓您更有效率!

現在就開始使用 monday.com 輕鬆開始 工作管理 吧!

monday.com 適用於各種企業規模,它可以成為您的工作量管理器、CRM、專案管理中心和行事曆,一應俱全!憑藉可自訂的、無需編碼的應用程式、超過 200 個現成的專案範本、8 種不同的檢視和超過 40 種集成,monday.com 是一個完整的工作作業系統,讓您可以在一個中心位置管理所有事務。

我們已經告訴你什麼是有效的工作量管理工具,以及如何使用正確的軟件來簡化你的工作流程。你可以看到你的員工正在做什麼、他們有哪些工作正在進行中,以及每個任務應該花費多長時間。你可以立即開始使用我們的工作計畫模板,或者,如果你已準備好開始,可以開始進行14天免費試用,無需信用卡!

為什麼選擇 Master Concept?

Master Concept 思想科技是 monday.com 在香港的認證合作夥伴。我們的專家將根據您的業務需求提供產品諮詢和技術支持,確保您在使用 monday.com 時獲得最佳體驗!

參考來源:https://monday.com/blog/project-management/workload-management-tools/

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