Asana AI : 透過 AI 應用打造更人性化的專案管理

在各行各業的職場中, AI 的輔助都漸漸普及,但當人們越來越關注 AI 發展,也開始出現許多關於未來工作環境反烏托邦的假設,有些人開始害怕會被 AI 取代,有些人開始擔心 AI 會像電影裡演的那樣對人類不利。在認同 AI 為人類生活所帶來便利性的同時,關於 AI 可能帶來的威脅、危機、安全疑慮,討論也不曾停止,AI 之於人類究竟是什麼樣的存在、對我們的未來又會有什麼具體的影響呢? 在今天的 Asana AI 探討中,我們將和大家分享如何面對及善用 AI 讓團隊更加強大!

我們該如何妥善運用 AI 為團隊助力?

Asana 部落格 The Workback 曾經刊登過一篇文章,認為 AI 看似是資本主義的利刃,但以下四個應用方法將可以克服潛在的負面影響,並有效提升團隊效率:

1. 找到團隊管理重點

  • 因時制宜的專案任務通知:我們平時總是收到過多的通知,有很大一部分其實是我們當下並不需要知道的資訊,AI 可以協助我們根據工作的重要性和緊急程度過濾訊息、釐清思緒。

  • 緊密的協同排程:一個高效的團隊就像一個配合良好的樂團,當彼此的協作順暢,便能奏出天籟。AI 能夠適應不同人的需求,協助協調團隊的日程安排,從而增加工作效率和順暢度。

  • 適時提醒放鬆:工作時,您能訓練並驅使 AI 適時關心您及您的團隊,在應該放鬆休息的時候提醒您。

  • 同步工作進度:在混合辦公漸漸普遍的時代,AI 能夠幫助團隊更輕鬆的了解工作進度、依照團隊需求安排混合辦公時的會議大綱。

 2.融入到公司文化中

網路讓世界的距離更近、也讓人們間的關係更加緊密。AI 可以成為新進員工的專屬導師,協助新進員工了解企業的文化、同事常用的工具、詞語,甚至思路邏輯,讓新進員工更快融入企業。

3. 細部追蹤交給 AI  把重心放在「宏觀管理」:

當管理階層把細部的專案監控交給 AI,管理人員將能夠擁有更多的時間和精力進行宏觀的管理,例如團隊整體的投資或是個人成長的支援,團隊間的信賴也能夠同時提升。

4. 解決重複性日常工作:

AI 能夠協助我們將重複性的工作自動化,把日常的更新、維護、資料搜集變得更加簡單,讓我們將心力投入真正需要由人類評估、發揮創意及決策的工作。

Asana 建議, AI 為現代工作模式帶來的改變是不可避免的,儘管無法預知這樣的改變是好是壞,但當抱持著正向的願景、妥善運用這項新技術時,人們將不再因為 AI 感到害怕。

Asana AI 全新推出!從任務分配到進度追蹤智能管理

Asana 自身也將 AI 引進它們的產品中,希望可以為協作的生態帶來新氣象。主要可分為智慧決策、生產力提升及維持專注的三的面向主題,各面向主題下都有幾個輔助功能:

Asana AI 決策 – 以達成目標為基礎的資源管理

根據過去與未來的量能評估,監控與調整團隊資源,保持團隊工作量平衡,使團隊可以應對萬變的商業生態。

Asana AI 以達成目標為基礎的資源管理

Asana AI 決策 – 透過數據分析協助您達成目標

Asana 提供 AI 智能專案健檢,協助您找出專案盲點、潛在障礙,讓您確實邁向目標。

Asana AI 透過數據分析協助您達成目標

Asana AI 提升生產力 – 自動優化工作流程

針對特定目標建立自動化流程時,由 AI 提改善建議。即使您是第一次建立相關流程,也不用擔心漏掉重要步驟。

Asana AI - 自動優化工作流程

Asana AI 提升生產力 – 智能寫作助手

Asana AI 寫作助手會協助評估您的回覆內容或任務敘述,讓您作出更加清楚好懂、符合場景的內容,減少溝通誤會、提高團隊效率。

Asana AI - 智能寫作助手

Asana AI 提升生產力 – 即時段落總結

從會議、任務、評論中找出重點及應執行項目,讓忙碌的您重要訊息不漏接!

Asana AI - 即時段落總結

維持專注 – 即時問答

透過與 AI 助手的即時問答,避免額外的會議,省下時間以執行重要的工作。

Asana AI - 即時問答

維持專注 – 智慧工作管理

自動創建自訂欄位、規則、同步任務建議,並協助辨識專案中的優先事項,使您輕鬆建立完整內容。

Asana AI -智慧工作管理

Asana AI 應用五大原則

Asana 相信 AI 應該要用來幫助個人成長、培養團隊間的新連結,並共同分享勝利的美好。Asana 致力於以人為中心的發展,透過 AI 的輔助,希望能使人性、人際關係更加茁壯緊密,在 Asana AI 的設計過程中,他們謹守著以下五個原則:

1. AI 應用於幫助人類達成目標

人類應該擔任領導的角色,把  AI 當成強大的輔助工具,延伸及支援人類的職能,協助人類達成目標。

2. 人類+AI 的團隊合作

積極培養人類和 AI 的團隊默契,透過順暢的流程設計放大團隊合作的力量,最終將人類的成效增幅。

3. 人類才是最終決策者

人類還是掌控著最終的決策權, AI 則是能夠協助提供做出決策所需要的分析素材。

4. 安全第一

我們需要確保 AI 執行任務時與我們的核心價值、個人及組織目標相符。

5. 維持透明:

Asana 承諾對於夥伴關係、資安、資料收集、資料保護及管理皆將維持透明,希望可以讓人類與 AI 的合作激發出更多新想法、強化流程並建立信任。

AI 的應用毫無意外會繼續增加,國內外的服務供應商無不費盡心思將 AI 輔助功能加進產品當中,不管是微軟的 Copilot 還是 Google 的 Duet AI,都希望可以透過科技的力量提高人類的生產力。Asana 也不例外,透過遵循企業組織內部的 AI 應用五大原則,為人類的工作環境建立安全、可靠的科技支援,並達成更友善、富有人性的協作。

立即聯絡思想科技專業顧問了解 Asana AI 的應用場景!

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