桂冠實業與
Google Workspace

為解決以上問題，桂冠 IT 團隊評估應透過「雲端」及「更使用者友善」的系統來改善現況，經評估後，展開與 Google Cloud 菁英合作夥伴 – 思想科技的合作，開始導入 Google Workspace，以解決地端儲存空間不足、電子郵件系統老舊、收發及儲存信件耗時費力，以及文件交換及溝通效率不彰等問題。

1. 新舊環境同時並行，老舊郵件系統順利搬遷上雲

   因 Exchange 2003 郵件伺服器老舊且沒有備援系統，思想科技在進行導入評估時，先確認了最大同時作業數量，並先行測試驗證、打通所有技術步驟與精確預估時程，以確保移轉計畫平穩順利。此外，由於桂冠實業是食品製造兼零售業，不希望資訊單位的郵件系統在移轉專案時影響員工辦公，因此思想科技擬定「雙重郵件寄送計畫」，將既有的郵件系統與 Google Workspace 同時並行運作，等待所有郵件、檔案與資料都順利完成移轉後再直接切換成Google Workspace 環境，整個過程僅花費四天，完全沒有影響任何員工的收發信件。也在上線的當月開辦線上與實體的Google Workspace教育訓練，讓全體桂冠員工無痛正式接軌使用Google workspace。

2. 協同合作提高效率，資料更新最及時

   除了原先預期解決的信件陳舊、儲存空間不足的問題外，桂冠實業在導入 Google Workspace 之後，亦透過 Google Doc、Sheet 進行日常工作的協同合作。過去桂冠同仁每日需統整相當多營運報表、行銷活動企劃，透過電子郵件寄送給總經理及其他部門檢閱，然而由於過往使用非線上的文件工具，因此在版本、資料更新，跨部門協作上不具即時性，內容來來回回容易遺失版本，或是難以在第一時間進行協同修正。

在導入 Google Workspace 後，其內建線上協作工具為桂冠同仁的日常工作帶來相當正向的助益，透過線上共編，使得內部溝通效率加快許多，尤其資料可直接放上雲端，讓各個部門、不同層級的長官可以最及實地看到最新的資訊，不需要來回寄送檔案、佔地端儲存空間，且資料得以在雲端資料夾內集中，同時方便交流。