桂冠實業與
Google Workspace

思想科技在過程中,從前期 PoC 確認轉移路徑是否通暢,到後期透過批次轉移的方式,解決因伺服器老舊而引起的轉移困難,順利協助企業一步一腳印地,透過 Google Cloud 服務無痛完成數位轉型。
Story Highlight
桂冠實業成功案例

總覽

桂冠實業成立於 1970 年,為一家總部位於台灣的食品公司,其產品主要以冷凍食品為主,包括桂冠湯圓系列、桂冠日式火鍋料系列等。

面臨的困難與挑戰

直至幾年前,桂冠實業仍使用 Exchange 2003 電子郵件系統來收發郵件,由於該系統版本至今已有 17 年之久,因此在實用度、穩定度、便利性上,皆難以符合使用者需求。除此之外,桂冠實業在導入 Google 雲端服務之前,其內部資料、文件、郵件等皆存放於地端機房,然而由於機房老舊及衍伸性漏水問題,使得資料長期陷於危險之中。因此,桂冠實業 IT 團隊於2020年正式考慮將地端機房轉型至雲端,同時導入Google Workspace 取代 Exchange 2003,以利同事更有效率也更有保障地執行工作任務。

事實上,除了電子郵件系統及老舊機房造成的問題之外,地端儲存空間不足也為桂冠帶來相當大的挑戰。長期以來,桂冠以各大量販店、超市、賣場為主要通路,並沒有另拓自己的營業單位,因此業務同仁在外奔波頻繁,與客戶溝通多仰賴電子郵件,因而衍伸出大量信件及資料傳輸需求。在導入雲端服務之前,桂冠 200 名員工收發信件及所有的營業資料皆儲存於地端機房,使得線上郵件儲存空間有常常不足的問題,凡只要機房容量不足,業務同仁就必須要將多餘的信件下載下來,以釋出空間,再將該信件儲存到電腦或其他硬碟當中。

該項操作不但耗時費力,在實務上,更使業務同仁在外需檢閱過往郵件時,由於該信件已經被下載到其他儲存空間,因而無法讀取,導致工作流程因而卡關,缺乏彈性。

解決方案導入

為解決以上問題,桂冠 IT 團隊評估應透過「雲端」及「更使用者友善」的系統來改善現況,經評估後,展開與 Google Cloud 菁英合作夥伴 – 思想科技的合作,開始導入 Google Workspace,以解決地端儲存空間不足、電子郵件系統老舊、收發及儲存信件耗時費力,以及文件交換及溝通效率不彰等問題。

  1. 新舊環境同時並行,老舊郵件系統順利搬遷上雲

    因 Exchange 2003 郵件伺服器老舊且沒有備援系統,思想科技在進行導入評估時,先確認了最大同時作業數量,並先行測試驗證、打通所有技術步驟與精確預估時程,以確保移轉計畫平穩順利。此外,由於桂冠實業是食品製造兼零售業,不希望資訊單位的郵件系統在移轉專案時影響員工辦公,因此思想科技擬定「雙重郵件寄送計畫」,將既有的郵件系統與 Google Workspace 同時並行運作,等待所有郵件、檔案與資料都順利完成移轉後再直接切換成Google Workspace 環境,整個過程僅花費四天,完全沒有影響任何員工的收發信件。也在上線的當月開辦線上與實體的Google Workspace教育訓練,讓全體桂冠員工無痛正式接軌使用Google workspace。

  2. 協同合作提高效率,資料更新最及時

    除了原先預期解決的信件陳舊、儲存空間不足的問題外,桂冠實業在導入 Google Workspace 之後,亦透過 Google Doc、Sheet 進行日常工作的協同合作。過去桂冠同仁每日需統整相當多營運報表、行銷活動企劃,透過電子郵件寄送給總經理及其他部門檢閱,然而由於過往使用非線上的文件工具,因此在版本、資料更新,跨部門協作上不具即時性,內容來來回回容易遺失版本,或是難以在第一時間進行協同修正。


在導入 Google Workspace 後,其內建線上協作工具為桂冠同仁的日常工作帶來相當正向的助益,透過線上共編,使得內部溝通效率加快許多,尤其資料可直接放上雲端,讓各個部門、不同層級的長官可以最及實地看到最新的資訊,不需要來回寄送檔案、佔地端儲存空間,且資料得以在雲端資料夾內集中,同時方便交流。

Google Workspace

導入結果與效益

此次思想科技協助桂冠實業導入 Google Workspace 僅歷時六週,是原本預估時間的一半以上,整個轉移過程更是僅花四天。作為雲端技術顧問的角色,思想科技提供的服務包括前期帳號建置與資料串接,協助企業進行 200 名使用者的新帳號設立、資料轉移,包括郵件、聯絡人、日曆等都一次整併;中期無縫導入,透過新舊兩環境同時並行方式,使同仁在信件及資料轉移的過程中,仍能正常工作;後期提供教育訓練、講座及研討會,持續更新使用資訊,提供企業了解更多元的協作工具,以提升效率、增加競爭優勢。

• 採用雙重郵件寄送計畫,員工在轉移過程仍能正常辦公
• 轉移日程僅花費四天
• Google 文件提升效率,資料更新最及時

Master Concept

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