KKday 與
Google Workspace

KKday 成立於 2014 年,在自有旅遊電商平台上提供超過 92 個國家的三十萬個以上的在地旅遊行程和活動。總部位於台北的 KKday 目前在 12 個重要市場設有據點,為數百萬名旅客打造獨特的旅遊體驗。為了建立更順暢的跨國內部和對外協作,KKday 使用 Google Workspace 支持高效率且安全的電子郵件系統、檔案分享模式和線上會議,同時降低管理成本。
關於 KKday

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對於許多人來說,旅遊不僅止於走馬看花的觀光行程。隨著自由行旅遊愈加流行,有越來越多的旅客希望能跳脫傳統的旅遊路線,更深入地認識在地文化,造訪秘境景點,或是享受令人大開眼界的旅遊體驗。

KKday 致力於為自由行旅客打造令人難以忘懷的旅程,在自有電商平台上提供超過 92 個國家的三十萬個以上的在地旅遊行程和活動。這家成立於 2014 年的台灣公司與全世界的旅遊產品供應商合作,設計出阿拉斯加冰船釣魚之旅、與韓國在地主廚一起逛市場、日本武士體驗行程等獨特的旅遊體驗。

「KKday 的使命是帶給客戶最獨一無二的旅遊體驗,讓他們能簡單的,並充分的享受旅程。」KKday 資訊長封賜彥表示:「這正是為什麼我們和不同國家的本地旅遊業者緊密合作,持續擴增並改善我們提供的旅遊行程。」

封賜彥指出,溝通是 KKday 業務成功的關鍵。由於 KKday 在全世界都有合作夥伴,且在亞太地區設有 12 個據點,公司 90% 的內部和對外溝通都仰賴電子郵件。因此,KKday 需要可靠且易於使用的線上協作工具來支持日常營運。在 KKday 正式成立之前,創始團隊曾使用部署在自家伺服器上的電子郵件系統,但伺服器需要大量資源管理,系統的性能表現也差強人意。 為了減輕管理負擔,並提升電子郵件系統表現,KKday 決定從公司成立的第一天起就使用 Google Workspace 作為其業務協作平台,因為 Google Workspace 提供全託管的電子郵件服務,在平台上也能輕鬆地分享檔案。

「我們的 IT 資源十分有限,所以我們需要高性能表現的全託管協作工具,減輕維運負擔,」封賜彥解釋。「Google Workspace 提供高度整合、易於使用的全套協作和生產力應用,完全滿足我們的需求。」

支持高效率溝通,同時降低營運成本

KKday 自從 2014 年開始就使用 Google Workspace 作為協作平台。隨著業務成長,KKday 有時需要技術支援克服特定障礙,或以更具成本效益的方式使用平台。跨國雲端技術諮詢公司,同時也是 Google Cloud 合作夥伴的思想科技 Master Concept 多年來一直為 KKday 提供即時技術建議。例如,當 KKday 需要將一家併購公司的 Google Workspace 帳號,與自身的 Google Workspace 帳號合併時,思想科技 Master Concept 建議使用一個第三方工具來加速整合流程。思想科技 Master Concept 也協助 KKday 申請只有 Google Cloud 合作夥伴才能申請的 Google Workspace 混合方案,讓 KKday 得以只為有需求的員工升級方案,節省營運成本。

KKday 團隊使用 Gmail 作為主要溝通工具,並將所有檔案儲存在支持透過郵件附件或 URL 連結輕鬆分享檔案的 Google Drive。在使用 Gmail 以前,KKday 經常收到大量垃圾郵件,且一星期會出現一到兩次郵件未成功傳送的情況。當郵件丟失或傳送失敗時,KKday 團隊需要與合作夥伴一起找出造成錯誤的郵件伺服器,不僅費時,也打斷了正常營運。由於 Gmail 能過濾大部分的垃圾郵件,並確保郵件成功傳送,KKday 現在收到的垃圾郵件少了 50%,且能保證其電子郵件系統不是造成郵件丟失的原因。

有了 Gmail 和 Google Drive,KKday 也不再需要數名工程師專門管理其郵件和檔案伺服器。Google Workspace 工具提供詳細的日誌檔紀錄,方便 KKday 的 IT 團隊追蹤郵件和檔案的更動歷史,得以在 10 分鐘以內就解決常見問題。現在,KKday 只需要一名工程師一半的工作時間,就能管理 KKday 超過 700 名員工使用的郵件和檔案儲存系統。

「比起先前我們自建伺服器支持的郵件系統,Gmail 的性能表現要好得多。我們不再需要擔心郵件傳送失敗的問題,且相關硬體和人力成本也大幅降低,」封賜彥說。

建立橫跨 12 個據點的混合辦公模式;提升安全性以保護個人資料

KKday 的 12 個據點多年來一直使用 Google Meet 進行線上會議,並用 Google Calendar 預定及管理會議。Google Meet 的直播功能幫助 KKday 能輕鬆地在線上舉行每年兩次、與會員工人數達數百人的公司大會。因此,當 2020 到 2022 年間的 COVID-19 的封鎖措施要求企業員工在家工作時,KKday 的員工得以快速適應遠端協作的工作模式,保持高生產力。

在看到遠端工作的成果之後,KKday 決定永久落實混合辦公模式,提升公司的靈活度,賦予員工更大的自主性。封賜彥指出,混合辦公模式也非常符合 KKday 企業價值中的口號「認真工作,盡情享樂」。他笑著補充:「Gmail、Google Drive、Google Meet 和 Google Calendar 讓我們的員工可以在任何地方工作,賦予他們更多的自由,與我們想要協助自由行旅客盡情暢遊的企業文化相符。大多時候,我甚至不知道我的同事現在在哪個國家工作。」

作為一家旅遊公司,KKday 需要處理客戶的許多個人資料,並因此將資訊安全視為第一要務。為了確保資訊安全,KKday 使用 Classroom 向員工提供相關訓練課程。在 Classroom 上,KKday 團隊能集中管理所有課程,也能輕鬆追蹤學習紀錄。另一方面,Google Drive 讓 KKday 團隊能輕易限制檔案的存取權限,防止資料洩漏。當 KKday 員工要從公司離職時,該員工擁有的所有檔案可以被快速地移轉給另一名員工,避免檔案因人員異動而丟失。

此外,KKday 也使用 Google Account 作為其超過 70 個內部系統的登入驗證機制。有了 Google 支持的安全登入流程,KKday 不需要建立額外的身份驗證流程,就能確保其系統的安全。Google 支持的高安全標準,也讓 KKday 能遵守不同國家的資訊安全法規。「透過提供 Google 帳號,Google Workspace 大幅提升了我們公司的資訊安全等級。我們可以確保我們的系統符合不同國家的法律規定,且隨時準備好接受稽核,」封賜彥表示。

支持全球業務擴張計畫

隨著許多國家解除 COVID-19 相關的旅遊限制,KKday 的業務正在快速成長,並預計在 2023 年全球員工數將會破千。有了全託管且易於使用的 Google Workspace 工具,KKday 不需要投入太多額外的管理或培訓資源,就能輕鬆地支持團隊擴張。針對需要司機等外部合作夥伴登入公司系統的新業務,KKday 計畫使用 Google 帳號登入機制,以達到更高的安全性和管理簡便性。

封賜彥說:「超過八年以來,Google Workspace 不只是我們業務協作的基礎,也大幅改變了我們的工作文化。我們相信無論公司未來成長幅度為何,Google Workspace 都將持續推動我們的生產力。」

比起先前我們自建伺服器支持的郵件系統,Gmail 的性能表現要好得多。我們不再需要擔心郵件傳送失敗的問題,且相關硬體和人力成本也大幅降低。超過八年以來,Google Workspace 不只是我們業務協作的基礎,也大幅改變了我們的工作文化。我們相信無論公司未來成長幅度為何,Google Workspace 都將持續推動我們的生產力。

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