中華電視公司與
Google workspace

Google Workspace 相當方便,因為 Google 保證 99.9% 的時間都可以正常運作,我們的 IT 部門再也不必為版本更新或可使用性而費心,安全性亦完全不成問題。與之前的解決方案相比,Google Workspace(原 G Suite)完全無需我們費心,真正解決了所有煩惱,為我們帶來最大的投資回報。
黃日春
華視資訊科技處處長

總覽

中華電視公司 (CTS) 40 年來一直為台灣的觀眾提供優質電視節目。公司總部設於台北,旗下擁有 24 個全天候電視頻道,為 2300 萬名觀眾服務。面對新媒體蓬勃發展的激烈競爭,仍將秉持「主動、創新、積極、進取」的精神,不斷汲取經驗,累積智慧,加強掌握社會脈動與觀眾需求,製播更符合社會需要,及可閤家觀賞之優質節目。

華視共有 650 名員工,主要負責內部通訊、管理節目編排以及維持每日收視率。他們需要運用穩定性高的工具如電子郵件和辦公應用程式進行協同合作。雖然當時已有一套內部解決方案 – Microsoft Exchange Server 和 Microsoft Office – 並將 Exchange Sever 建置於華視電腦機房,但這無法滿足 IT 部門和其他員工在工作上的需求。

儲存空間有上限,郵件系統亦不穩定

主要原因在於 Microsoft Exchange 提供的儲存空間有限,每位員工的個人信箱容量僅有 150 MB,因此員工每天至少要花 10 分鐘刪除電子郵件,才能把持續接收新的郵件,且電子郵件系統亦不穩定,時常發生故障,使得 IT 部門每次都要耗費三小時執行軟體修補程式。此外,電子郵件或文件並不支援行動存取,造成版本不一的問題。華視資訊科技處處長 (CIO) 黃日春表示:「除了面對以上挑戰,我們每天更得花四小時備份全公司的電子郵件。」

從評估、導入到技術支援,員工能無縫接軌開始使用

在評估各個解決方案時,Google Workspace(原 G Suite)憑藉著其實用性和普及性成功脫穎而出,公司大部分的使用者都知道和曾使用過 Gmail 與相關 Google 服務,所以他們很快就能上手。此外,在系統可靠性(99.9% 的時間提供正常服務)以及儲存容量皆有更好的表現。

整個導入過程是由 Google Cloud Premier Partner 菁英合作夥伴 – 思想科技 Master Concept 協助,在部署 Google Workspace 方面提供完善的整合解決方案,包含前期的技術評估、中期的方案導入以及後期的員工培訓與技術支援,從最初評估到全公司全面部署僅歷時八個月。

在導入過程中,思想科技提供專業的技術支援,包含:

  • 帳號同步 – 協助華視同步Active Directory Server上的帳號、群組、共用通訊錄

  • 單一登入 (Single Sign On) – 透過使用 Microsoft Active Directory Server 進行驗証保護企業資料的安全

  • 雙邊送信 – 初期先將信件同時寄至 Google Apps 及原有 Exchange Server 信箱,避免遺失信件,也讓使用者有轉換的緩衝時間等,


華視在整個郵件系統轉移的過程是循序漸進,並在不影響員工工作的情況下同時涵蓋安全性。另外,思想科技也協助華視將原有在舊有 Exchange Server 資料如信件、通訊錄、行事曆、檔案中順利遷移至 Google Workspace 中,方便員工能無縫接軌開始使用。

更穩定與安全的郵件系統,IT 成本大幅降低

自從改用 Google Workspace 之後,華視的 IT 成本大幅下降。黃處長表示:「即使不把省掉電子郵件伺服器後所節省的電費計算在內,光是改用 Google Workspace,每年就為我們省下了 $25,000 美元。這種訂閱模式更可免卻繁複的伺服器維護和使用權費用計算。」

此外,一般員工和 IT 人員的生產力均獲得提升。使用了 Gmail 之後,員工每天不再需要刪除電子郵件,每週可節省一小時的作業時間。全公司也興起一股協同作業的風氣。IT 部門可透過使用 Google 文件、試算表即時控制專案進度,消除了版本不一致的問題。黃處長表示:「改用 Google Workspace 後,讓我可重新配置團隊,以制定更多與公司核心目標一致的策略性提案。」Google 協作平台和 Google 表單讓員工可根據不同的需求,快速地建立相關的網站。華視於 40 週年晚宴上所頒發的社群領導者殊榮就是由員工透過 Google 協作平台內嵌的表單投票所選出。

每日的收視率等統計資料以往是採用 Microsoft Excel 試算表的形式儲存在伺服器上,因此,只有部分使用者可以存取。現在,華視將每日收視率統計資料儲存在 Google 試算表中,並運用 Google 協作平台代管試算表讓公司內所有人都可以運用任何裝置輕鬆存取,員工更可以搜尋封存內容。Google 文件、試算表等服務的功能強大且靈活性高,讓華視可以無需再使用 Microsoft Office。

黃處長表示:「Google 是可靠且值得信賴的供應商,消除了我們對於資料安全性的疑慮。轉用 Google Workspace 之後,我們不再遇到停機或其他問題。與之前的解決方案相比,Google Workspace 完全無需我們費心,真正解決了我們的所有煩惱,為我們帶來最大的投資回報。」

實際成果
• 每年成本大幅降低 $25,000 美元
• 省去每日四小時的電子郵件備份時間
• 員工無需再刪除電子郵件以節省空間,每人每週可節省一小時
• 可輕鬆地共享資訊 (例如收視率統計資料)
• 建立可信賴的安全解決方案,沒有停機或其他問題

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