ichef 與
asana

對 iCHEF 來說,專案管理工具的使用對象不僅止於研發、專案管理部門,包括行銷、客服、財務等部門同仁都是使用單位,因此,特別側重平台工具的協作性、易用性(視覺化)與數據分析能力,目標是透過透明化流程與資料的方式,優化跨團隊協作績效。
張峯碩
iCHEF 技術長

總覽

新冠肺炎疫情崛起加速餐飲業者佈局零接觸、全通路服務的腳步,為協助台灣餐飲業者渡過難關,iCHEF 在 2020 年 5 月快速推出「點餐網站」服務,讓餐飲業者可以即刻建立網路接單管道,其後,更進一步將免費「點餐網站」服務轉變為收費「雲端餐廳」服務,新增桌邊掃碼點餐、線上刷卡,和集點 QR Code 等新功能,匯集會員管理服務、用 LINE 點餐、串接外送平台的全通路解決方案,目標是協助更多餐飲業者渡過疫情黑天鵝衝擊,此外,iCHEF 亦積極佈局海外市場,瞄準香港、新加坡、馬來西亞等東南亞市場,提供符合當地餐飲業者需求的服務。

卓越的產品服務能量,截至 2022 年 4 月底不僅吸引超過 12,000 家餐廳業者採用,每天要處理的訂單數更高達數十萬張。iCHEF 兼顧既有服務品質與創新研發能量的秘訣是,跨部門團隊成員以 Asana 高效協作。iCHEF 技術長張峯碩表示:「過去 2 年,為優化產品服務與回應市場需求,每年啟動的大大小小專案數量近百件,所幸,在 Asana 的協助下,團隊成員不僅大幅提升生產力、順利推動專案,更逐步優化營運流程效率,成效卓越。」

iCHEF 大規模採用 Asana 的關鍵:協作、易用、數據

為了讓 iCHEF 的產品服務可以透過應用程式介面(API)串接異質系統以更好的服務餐飲業者或者是進行異業合作,2016 年,張峯碩加入 iCHEF 後的主要任務是翻新產品架構,在那個時期,一年的研發專案超過 20 個,既有的專案管理工具–Trello–不敷使用,需要一個可以支援電子看板、任務共享、轉移等協同合作的專案管理平台,歷經長時間評估、測試,最終選定 Asana 作為專案管理平台。

至於選擇 Asana 的原因,張峯碩面帶微笑的解釋:「對 iCHEF 來說,專案管理工具的使用對象不僅止於研發、專案管理部門,包括行銷、客服、財務等部門同仁都是使用單位,因此,特別側重平台工具的協作性、易用性(視覺化)與數據分析能力,目標是透過透明化流程與資料的方式,優化跨團隊協作績效。」Asana 上線至今,應用場域已從研發專案管理擴展至客戶服務、行銷管理等領域,並獲得亮眼成效。

iCHEF 以 Asana 優化研發、客服與行銷服務能量

iCHEF 產品營運經理梁方瑜表示,iCHEF 的專案類型很多元,包括一次性、例行性、跨部門協同專案,尤其是因應客戶要求而生的專案多半橫跨客服、研發甚至是行銷等單位。「在 Asana 的協助下,參與跨部門專案的同仁在一開始就掌握目標、釐清待事項,以及任務與任務的關聯性,更重要的是,可以大幅降低專案溝通成本、掉球比例,就算出現隕石(突發事件),Asana 也可以協助每一位成員快速重估專案時程,避免漏球問題發生。」

「Asana 不僅有利於跨部門協作、提升專案管理績效,更是 iCHEF 優化客戶服務的關鍵系統,無論是要教育訓練、借/換/修平板電腦或者是增加新功能服務,都可以透過 Asana 清楚分類與追蹤客服(專案)進度。」梁方瑜進一步解釋,iCHEF 每月進線的客服事件近 5,000 件,平均每天得花費 2 ~ 3 個小時記錄與整理相關資訊,不過,該狀況在導入 Asana 後便不復存在,同仁們可以將心力放在更關鍵的任務。

不止專案管理、協同合作,Asana 也是提升員工生產力的最佳助手。對此,開始以 Asana 追蹤行銷素材、內容進度的 iCHEF 行銷專員周玟萱十分認同的說:隨著與客戶溝通的訊息、管道與頻率越來越多,每天要同步處理的任務多達 4、5 件,無法單純的以記事本工具執行、追蹤每一個任務進度,需要透過 Asana 追蹤進度,同時,以 Subtask 待辦清單等機制分配不同子任務以加速行銷素材/內容製作腳步。「Asana 對我的幫助真的很大,現在,只要看到新服務,就立刻點選使用,期望能更好的優化相關作業流程。」

思想科技來助力,致力於協助更多企業以絕佳的專案管理能量

思想科技作為 Asana 的亞太區首選經銷商銷商,致力於協助 iCHEF 等企業客戶提供工作效率與專案管理成效。思想科技表示:「在我們服務與支援的企業客戶裡,iCHEF 絕對是將 Asana 用的最透徹的客戶之一。」透過 Asana 的自動化流程規則、簡單好上手的專案看板、以及整合多平台數據等機制,iCHEF 不僅成功提升跨部門的協作力,更影響了 iCHEF 對外的合作模式,如 iCHEF 鼓勵機台維修夥伴也採用 Asana 作為專案管理工具等,發揮 Asana 的無限可能。

展望未來,思想科技除積極向企業客戶介紹有助於創新轉型的最佳協作管理平台–Asana,還會進一步提升培訓服務能量、提供 24/7 在地支援服務、協助(跨產業與規模的)客戶無縫數據遷移,以及提供彈性付費機制,讓企業客戶可以無後顧之憂的衝刺轉型,在未來市場取得先機。

思想科技 Master Concept

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