Boxful 與
Asana

導入 Asana 後,許多問題都迎刃而解,帶來許多超乎想像的成效,我跟各個部門同仁都熱於使用、探索各種可能的應用。相較於以前必須使用 2 到 4 個工具才能追蹤與管理專案會議(進度),現在只需要 Asana 一個平台便很足夠;其次,跨部門的協同合作、溝通成效也顯著提升,例如將原先需要 2-3 小時的技術周會時間縮短為30分鐘等,大幅提升公司營運績效。
葉瑜娟
Boxful 台灣區副總經理

公司簡介

Boxful 是一間致力於解決空間問題的科技服務公司,針對個人市場提供到府迷你倉服務。爾後,因應在地市場需求推出一系列倉儲物流服務,包括 2018 年針對企業客戶推的企業倉儲方案、2020 年針對電商賣家推的 BOXFUL 電商物流服務,以及 2022 年底針對個人賣家推的訂閱式倉儲物流服務平台 Waaship,並且因應客戶回饋意見持續擴展夥伴生態圈以優化服務能量。

從優化研發專案管理開始,Boxful 以 Asana 全面提升營運績效

Boxful 成立於 2015 年,2016 年來台拓展業務,隨著 Boxful 從創業初期邁向快速成長期,不僅產品服務越來越多元、團隊成員也較創業初期增加 3 到 4 倍,傳統的人工作業或者是工具漸漸不敷使用,需要更高效的平台工具提升生產力與協作力。

以研發專案為例,過去,專案管理部門、技術部門與客戶部門採用的管理工具不一而同。因此,團隊成員花費許多時間操作系統、手工輸入相關資訊,例如以 Slack 分派任務後必須自行到 Google Calendar 設定提醒等,而這不僅耗費工作時間,更重要的是,隨著產品服務的不斷擴充,既有系統工具無法良善支援各項作業,需要更高效且便捷的平台優化員工生產力與協同溝通效率。

經過長時間的產品評估,以及合作夥伴–思想科技–的專業諮詢、技術支援、原廠溝通等協助下,BOXFUL 順利完成 Asana 測試、在 2022 年第三季導入使用,並且在短短半年間將 Asana 應用到多種情境,使用人數與管理的專案數量呈現倍數成長趨勢。

「導入 Asana 後,所有問題都迎刃而解,帶來許多超乎想像的成效,我跟各個部門同仁都熱於使用、探索各種可能的應用。」Boxful 台灣區副總經理葉瑜娟面帶微笑地說,相較於以前必須使用 2 到 4 個工具才能追蹤與管理專案會議(進度),現在只需要 Asana 一個平台便很足夠;其次,跨部門的協同合作、溝通成效也顯著提升,例如將原先需要 2-3 小時的技術周會時間縮短為30分鐘等,大幅提升公司營運績效。「令人驚喜的是,透過 Asana 儀表板,我可以清楚掌握跨部門溝通協調狀況,評估員工生產力,從而優化內部營運決策。」

對 Boxful 而言,Asana 就像一個寬廣無邊界的海洋,擁有資源豐富(內建多元功能服務),可以透過應用程式介面(API)快速串聯第三方服務,例如 Boxful 將 Asana 與 Slack 連動,每一位同仁都可以從中挖掘、創造有助於優化工作流程/品質的方法。

好還要更好!Boxful 攜手思想科技極大化 Asana 綜效

在思想科技的專業協助下,Boxful 可以放心大膽的以 Asana 進行多元嘗試。目前,已透過 Asana 管理研發專案、協助 BoxfulL 電商物流服務的客戶上線、進行人才招募與協助新任員工報到、追蹤與優化跨部門會議成效,以及建立客服資料庫等應用。根據 Boxful 內部統計,截至 2023 年 2 月,團隊成員在 Asana 建立與管理 170 個專案,衍伸的任務更超過 1.1 萬個,顯見 Asana 已成為 Boxful 推進業務服務跟推動創新成長的重要平台。

舉例來說,為優化 Boxful 電商物流等服務的使用體驗與營運績效,每周 Boxful 都會舉辦技術會議,邀請技術、客戶服務等五個部門同仁討論如何優化客戶使用體驗、回應客戶回饋意見,以及產品服務可精進之處。不過,隨著產品服務不斷增加,會議時間越來越長且無法系統化追蹤問題解決進度,無法發揮技術周會的價值,直到以 Asana 進行周會方解決這個狀況:團隊成員可以在會議前跟跨部門同仁討論並提出想在會議上討論的議題,會後,還可以透過 Asana 持續追蹤會議紀錄跟建立可行動的後續事項,大幅減輕協同溝通時間,讓同仁可以將心力放在核心業務,此外,無法與會的同仁也能透過平台輕鬆存取、掌握細節。

持續擴大 Boxful 產品生態圈,創造多贏局面

展望未來,Boxful 期待思想科技可以專業諮詢顧問的角度提供更獨到的建議,拉升 Boxful 的創新服務能量。對於思想科技扮演的角色,葉瑜娟深表認同的說:「思想科技協助許多企業進行數位轉型、擁有豐富的實務經驗,可以給我們更貼近需求的顧問服務,例如介紹 Asana 新的功能服務、讓我們知道可以如何活用 Asana,以及如何透過系統串聯發揮最大效益。」此外,思想科技也是 Boxful 與 Asana 原廠溝通的重要管道,讓 Boxful 團隊成員不用費心於系統操作、使用、串連等問題,可以將心力放在更核心的業務上,如產品研發、招募與培育人才以及客戶服務等,創造多贏局面。

思想科技協助許多企業進行數位轉型、擁有豐富的實務經驗,可以給我們更貼近需求的顧問服務,例如介紹 Asana 新的功能服務、讓我們知道可以如何活用 Asana,以及如何透過系統串聯發揮最大效益。

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