Asana 單一資訊來源（single source of truth）的特色在開啟專案任務/子任務後，相同位置底下可讓成員溝通討論、分享資料、安排行事曆，且所有需求的討論歷史過程都在單一位置可一目了然。這幾乎像是將 Slack、Trello、Project、Calendar 等多套軟體整合在一套！
Jay Cheng
WeMo Scooter 技術長
投入數位經濟產業 7 年的 WeMo 已累積不少用戶數據，在運輸業深受疫情衝擊業績下滑的時刻，專注分析用戶數據並據此擬定策略。正是由於定義了十分清楚的目標且專注於能帶來關鍵結果的創新策略，例如去年推出的 WeMo PASS 行銷策略一舉帶動會員數的成長，WeMo 在去年寫下營收雙位數百分比成長的佳績。此外共享機車運輸服務背後是依靠由軟硬體所整合的車聯網技術，也因此尋找一個能同時適用於軟體開發與硬體開發流程的專案管理平台，成了 WeMo 評估專案管理平台時的重點需求。
而這些創新策略在WeMo是如何成形？WeMo 定期召集客服部、整合行銷部、營運部等第一線接觸用戶的部門，了解用戶需求，再由PM統籌研發部開發創新服務。對 WeMo 來說，創新服務需靠軟體與硬體整合才能實現，例如用戶使用地圖在路邊找車時，按下 App 上的燈泡圖示，機車車燈就會閃爍，能幫助用戶在視線不良時更快速找到機車。
「我們其實是服務業，服務業就是只要有一次體驗不佳，客戶就很難回流」技術長暨共同創辦人鄭捷 (Jay Cheng) 為 WeMo 的業態下了註解。
WeMo 不僅是亞洲第一家共享機車服務公司外，對於內外部的工作溝通更是講究，為了提升服務品質，也特別挑選一套即時溝通軟體系統，協助客服人員降低工作負擔以提升客戶滿意度，WeMo 的敏捷工作模式，打造多樣內部溝通系統有助於溝通協作提供創新服務的專案管理平台，確保需求完整地傳達給開發部門，讓產出結果最貼近需求原貌，減少「拍背傳話」過程中的誤差，同時也降低召開實體會議的必要。
當初花了 2 個月時間深入比較市面上主流的專案管理平台，T 牌雖然介面簡潔易上手但較適合軟體開發，且若是專案底下任務或子任務一多就很難管理，偏偏WeMo的專案經常是軟硬體同時展開，任務數可達上百樣之多。而 P 牌則較適合常採用瀑布流程管理的硬體開發，較難適用走敏捷式的 Scrum 開發模式，「市面上適合軟體開發或硬體開發使用的專案平台有很多，但唯有 Asana 是少數能同時滿足兩者不同需求的平台，」鄭捷 (Jay Cheng) 說。
Asana 在開啟任務後，能以多種方式進行可視化管理，如軟體部門愛用工作流程看板來進行衝刺規劃與回顧，而硬體部門則可透過里程碑檢核每一個階段確實達成後再進入下一階段，此外也可透過行事曆或時間軸等多種方式進行管理，端視不同性質專案所需。「正是因為 Asana 非常具有彈性，一件事情可以有20種方式來檢視，但為了能讓任務指派自動化，研發部修改了 6 次 SOP！」鄭捷說。如今建立新任務後便能走自動化工作流程，大幅提升專案效率。Asana 的彈性還體現在收件匣的功能上，除了會收到與使用者正在進行專案有關的任務通知外，也能收到非專案但需要協作處理的個人任務通知，「在公司內部我們都不寄發 Email 了，都是靠 Asana 建立新任務來進行協作，」他說。
舉例來說，為優化 Boxful 電商物流等服務的使用體驗與營運績效，每周 Boxful 都會舉辦技術會議，邀請技術、客戶服務等五個部門同仁討論如何優化客戶使用體驗、回應客戶回饋意見，以及產品服務可精進之處。不過，隨著產品服務不斷增加，會議時間越來越長且無法系統化追蹤問題解決進度，無法發揮技術周會的價值，直到以 Asana 進行周會方解決這個狀況：團隊成員可以在會議前跟跨部門同仁討論並提出想在會議上討論的議題，會後，還可以透過 Asana 持續追蹤會議紀錄跟建立可行動的後續事項，大幅減輕協同溝通時間，讓同仁可以將心力放在核心業務，此外，無法與會的同仁也能透過平台輕鬆存取、掌握細節。
另一項鄭捷 (Jay Cheng) 大力推崇的功能就是 Asana 單一資訊來源（single source of truth）的特色。在開啟專案任務/子任務後，在相同位置底下可讓成員溝通討論、分享資料、安排行事曆，且所有需求的討論歷史過程都在單一位置可一目了然，「幾乎像是將 Slack、Trello、Project、Calendar 等多套軟體整合在一套！」鄭捷 (Jay Cheng) 說。這對部門主管來說相當方便，尤其是當想釐清專案問題時，不再需要分頭追問 5 個人，直接在歷史紀錄查看就能得知專案是從何處開始出現偏差，並找出改善方式，也因此儘管 WeMo 全公司使用 Google Workspace，但是與專案相關的討論規定必須在 Asana 上進行，以便於讓專案相關人員清楚歷程與進度。
經過三、四年的導入使用，如今 WeMo 的流程已經與 Asana 緊密扣合。當初由於早與思想科技有業務往來，過去的合作也一直讓 WeMo 十分滿意，因此得知思想科技正式代理 Asana 後，就立刻決定由思想提供技術服務，如此一來雙方團隊能就Asana上更進階的功能如 API 開發等做更深入的討論交流。
以推廣綠色共享運輸服務為使命，WeMo 仍有許多創新服務的構想等待開發實現，因此他們在已啟動 Asana 自動化工作流程後，期望將來能運用更多自動化功能，例如 Asana API 串連 Google Chatbot API 來進行自動建立新任務等，以加速專案推動進行。最後，鄭捷 (Jay Cheng) 也對有意導入專案管理平台的企業提出建議，Asana 是極富彈性的平台，企業任何 SOP 都能執行，因此建議先定義企業營運目標，專案經理人再來研究Asana的所有功能可以如何實現目標，勢必能找出最佳 SOP。
當初由於早與思想科技有業務往來，過去的合作也一直讓 WeMo 十分滿意，因此得知思想科技正式代理 Asana 後，就立刻決定由思想提供技術服務，如此一來雙方團隊能就Asana上更進階的功能如 API 開發等做更深入的討論交流。
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