【Asana專欄】建立自動化功能:大幅減少繁雜的手動工作!

「根據統計,每位工作者平均每天會花 60% 的時間在做繁雜的手動工作,包括建立檔案、處理例行作業、製作報表、批准追蹤的工作等,這些工作不僅重複性高,更在不自覺中佔據了您大部分的時間。」
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在文章開始之前,我們想請您回想一下您自認為在「手動工作」上花費了多少時間?仔細一想,感覺並不是很多,這是因為手動工作 (Manual Work) 以許多不同的形式存在,甚至早已成為日常。但根據統計,每位工作者平均每天會花 60% 的時間在做繁雜的手動工作,包括建立檔案、處理例行作業、製作報表、批准追蹤的工作等,這些工作不僅重複性高,更在不自覺中佔據了您大部分的時間。

作為團隊領導人,減少手動工作不僅方便,更能讓您的團隊有更多時間專注在重要且有高影響力的工作上。透過 Asana 嘗試以下四個技巧來簡化流程並減少工作量,讓自動化成為您的日常。

1. 使用 Template 快速建立專案

建立全新的專案並完成前置作業通常會耗費大量時間,若沒有合適的工具,您必須每次都從零開始。為了能更輕鬆地開始新專案,您可以使用 Asana 的 CSV Importer 導入工具將資料從其他專案管理工具無縫轉移至 Asana,無需手動設定任務詳細資訊、任務負責人、日期和其他自訂欄位,CSV Importer 能將資訊自動化地匯入至 Asana。

如果您正準備建立一個新專案,您則可以使用內建的 Asana Template 來快速獲取既有的區段 (Section)、自訂欄位和任務,從產品發佈、新員工入職到會議議程等,共有超過 50 個 Asana 模板供您選擇。此外,若您在 Asana 中建立一個會經常使用的專案模式,您也能將該專案轉換為自訂模板,這樣您之後就可以跳過手動設置並直接開始執行任務。

2. 自訂 Rule 自動化分配工作

手動將任務分配給團隊成員非常耗時,與其將一天中的幾個小時都投入到這種日常手動任務中,不如使用 Rules/規則 為您自動完成這項工作。

使用 Rules 時,您可以設置一個觸發條件(如果您是 Asana Business 或 Enterprise 客戶,則可以設置多個觸發條件)和動作讓系統自動為您分配工作。例如,您可以設定當有新任務添加到專案時將該任務分配給特定團隊成員;或者,設定將任務分配給特定團隊成員後,若該任務具有某項自訂欄位時將相關的團隊成員添加為任務協作者。

💡小技巧:Asana 提供了多種內建規則幫助您自動化執行常見任務,您也能根據您獨特的專案需求創建自己的規則。

3. 使用 Dependencies 減少追蹤任務時間

通常,任務與任務之間常常具有關聯性,前項任務還沒完成之前下一個就無法開始進行。作為團隊領導者,您可能需要審核或批准工作 — 但您必須等到團隊成員完成該工作後才能動作。與其定期查看進度或將其新增至您的每日待辦事項列表中,使用 Dependencies/依存項 為您自動完成這項工作能幫您省下不少時間。

透過 Dependencies,當您的團隊成員完成前項任務,或是前項任務的截止日期被修改時,您將會自動收到通知。這樣一來,您可以將您的任務先放心的放在一邊,直到接收到通知後再開始作業,大幅節省每天追蹤任務進度的時間。

4. 使用 Dashboards 查看即時專案進度

如果您需要定期報告專案數據或進度,該過程很可能需要非常繁雜的手動作業,這不僅會花費不必要的時間和精力,還會使您在需要做報告時難以快速獲取詳細資訊。

與其手動收集團隊成員的個人工作進度並將其整合在一起,Dashboards / 儀表板 能使用各種數據圖表,幫助您追蹤最即時的圖隊進度,減少手動整合的時間,同時自動更新最新資訊。您也可以根據需求客製化制定 Dashboards 以隨時掌握需要的資訊、了解專案整體成效。

💡小技巧:下載 Dashboards 圖表 開始您的客製化之旅!

跟手動操作的工作說再見!

並不是說手動工作一定會消耗您團隊的精力與時間,但是從反覆出現的大問題到小捷徑中找到減少手動工作的方法可以幫助您的團隊增加效率,這也是實踐自動化的必要性。立即免費試用這些技巧以及 Asana 中的更多功能。

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Written By Julia Martins

Translated by Sania Lin, Digital Marketing Specialist at Master Concept, Asana Ambassador

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